Un fișet metalic este util în mai multe domenii de activitate, atât pentru firme sau instituții de stat, cât și pentru persoane fizice. Este o construcție robustă, care impresionează atât prin capacitatea mare de depozitare, cât și prin rezistența în timp. În plus, este disponibil într-o mare varietate de forme și dimensiuni, ceea ce îl face ușor adaptabil în practic orice spațiu.
Caracteristicile pieselor de mobilier îți permit mai multe tipuri de aranjare a documentelor, în funcție de natura activității pe care o desfășori, dar și de preferințele personale. Iată unele dintre criteriile în funcție de care își organizează actele cei mai mulți utilizatori!
4 tipuri diferite de ordonare – avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre ele
Fiecare persoană are propriile preferințe, dar în general sunt folosite 4 sisteme de ordonare: pe categorii și subiecte de interes, cronologică, alfabetică și numerică. Iată ce presupun!
• foarte multe persoane preferă organizarea documentelor într-un fiset metalic prin împărțirea acestora în multiple categorii și subiecte de interes. De exemplu, poți rezerva un spațiu special actelor de identitate și de studii sau avizelor și certificatelor, altul contractelor încheiate cu furnizorii și clienții, iar un al treilea facturilor și chitanțelor. Un al patrulea sertar poate fi rezervat statelor de plată și tuturor documentelor referitoare la eventualii angajați. Astfel, poți găsi rapid ceea ce cauți, în funcție de nevoile fiecărui moment. Dezavantajul constă în faptul că, dacă nu creezi de la început categorii adecvate, care să acopere toate posibilitățile, lucrurile devin extrem de complicate;
• o altă posibilitate este reprezentată de ordonarea cronologică. Ea presupune ca actele să fie aranjate într-un fișet metalic exact în ordinea în care au fost create sau primite. Pe fiecare îl pui după cel din zilele anterioare, eventual semnalizând, prin hârtii sau dosare, trecerea unei perioade de o lună. Astfel, vei putea să urmărești foarte ușor istoricul întregii tale activități. Dezavantaje apar în cazul în care, prin natura activității, unele documente vechi trebuie actualizate frecvent, ceea ce necesită rearanjări prea dese pentru ca sistemul să se mențină funcțional;
• ordonarea alfabetică este utilizată frecvent de bibliotecari, care așază fișele sau cărțile în funcție de numele autorului. La fel procedează și secretarii sau contabilii care lucrează cu același tip de acte, aparținând însă unui număr mare de persoane. Avantajele aranjării într-un fișet metalic după alfabet sunt evidente, astfel fiind câștigat timp prețios. În schimb, lucrurile devin mai dificile dacă există foarte multe persoane cu nume identic ori asemănător sau dacă o singură persoană are nevoie de un raft întreg, în timp ce altele generează doar unul sau două documente. În acest caz, se impune folosirea unor criterii suplimentare, eventual combinate cu cel alfabetic;
• în unele domenii de activitate, se lucrează cu dosare sau fișe care primesc un număr specific, în funcție de mai multe criterii. În acest caz, odată ce te familiarizezi cu sistemul respectiv, este în mod categoric recomandată o ordonare numerică, întrucât aceasta permite efectuarea unor căutări rapide și eficiente. În schimb, dacă nu există o regulă clară în numerotarea fiecărei categorii de acte, sistemul riscă să se dovedească mai degrabă contraproductiv.
Tu ce aranjare preferi? Indiferent dacă optezi pentru una dintre cele patru sau îți creezi propriul sistem, un fișet metalic îți va permite să îți pui în aplicare toate ideile, cât se poate de eficient!
