Cum afectează noile reguli introduse prin OUG nr. 193/2002 privind mijloacele moderne de plată procesul de înființare de firme și companiile existente
Societatea Românească de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații
Dr. Radu Pavel, Avocat Coordonator al Societății Românești de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații, subliniază că noile obligații privind acceptarea plăților prin mijloace moderne, aplicabile de la 1 ianuarie 2026, generează un impact juridic semnificativ asupra mediului de afaceri, atât pentru companiile deja active, cât și pentru proiectele aflate în proces de înființare. Potrivit acestuia, riscurile nu se limitează la aplicarea unor amenzi contravenționale, ci vizează și modul în care autoritățile pot interpreta lipsa infrastructurii sau absența procedurilor interne ca o formă de neconformare. În acest context, integrarea obligației încă din etapa de operaționalizare a afacerii și documentarea corespunzătoare a demersurilor efectuate pentru implementare reprezintă elemente esențiale pentru reducerea expunerii la sancțiuni și pentru asigurarea unei funcționări conforme cu cerințele legale în vigoare.
Intrarea în vigoare de la 1 ianuarie 2026 a modificărilor aduse Ordonanţei de urgenţă nr. 193/2002, în forma consolidată la 12 februarie 2026, schimbă baza legală aplicabilă societăților comerciale și profesioniștilor înscriși în Registrul Comerțului, prin extinderea expresă a obligației de acceptare a plăților efectuate și prin mijloace moderne de plată și stabilește, totodată, condiții clare pentru funcționarea serviciului de avans în numerar la terminalele de plată, inclusiv în ceea ce privește cadrul contractual, informarea utilizatorilor și evidențierea distinctă a operațiunilor. Obligația rezultă din art. 1 alin. (12), care vizează persoanele fizice sau persoanele juridice prevăzute de Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului. A fost introdusă de asemenea și o excepție importantă prin art. 1 alin. (13), aplicabilă entităților care efectuează toate operațiunile de plată și de încasare exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit. În același timp, regimul sancțiunilor este detaliat și diferențiat, refuzul de a accepta mijloace moderne de plată este sancționat distinct, iar controalele și aplicarea amenzilor sunt realizate de persoanele desemnate din structurile cu atribuții de control ale ANAF.
Obligația legală introdusă prin modificarea de la 01.01.2026 a OUG nr. 193/2002 și implicațiile pentru firmele deja existente și pentru firmele noi inființate
Obligația introdusă de la 01.01.2026 se aplică, ca regulă, tuturor persoanelor fizice sau juridice prevăzute de art. 4 alin. (1) din Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului, adică profesioniștilor supuși înregistrării în Registrul Comerțului, indiferent dacă vorbim despre o societate comercială deja activă sau despre un proiect nou aflat în înființare firmă. La nivel de proceduri, încasările trebuie să poată fi realizate și prin mijloace moderne de plată, iar lipsa acestei opțiuni expune compania la contravenții, mai ales în ipoteza unui refuz explicit.
Pentru societățile comerciale aflate în proces de înființare firmă, această obligație ar trebui avută în vedere încă din faza de concepere a structurii operaționale și financiare a afacerii, inclusiv la momentul redactării actului constitutiv și al pregătirii formalităților de înregistrare la Registrul Comerțului, astfel încât, imediat după dobândirea personalității juridice potrivit Legii societăților, societatea să poată demonstra conformarea prin existența unor contracte adecvate, proceduri interne clare și informări corespunzătoare adresate clienților.
Pentru firmele existente, aceeași obligație trebuie integrată în procedurile interne astfel încât să nu existe situații de refuz, deoarece art. 3 alin. (1) lit. e) sancționează explicit refuzul entităților de a accepta mijloace moderne de plată. Excepția de la art. 1 alin. (13) trebuie tratată cu prudență, aplicarea ei presupune ca toate operațiunile de plată și de încasare să fie efectuate exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit, ceea ce implică, în practică, politici interne coerente și alinierea modelelor de încasare cu această condiție.
De asemenea, potrivit dispozițiilor din ordonanță, instituțiile emitente și acceptante de carduri trebuie să ia măsurile necesare pentru implementarea serviciului de acordare a avansului în numerar la terminalele de plată, odată cu achiziția de bunuri și/sau servicii, iar entitățile vizate la art. 1 alin. (1) și alin. (12) pot oferi acest serviciu pe baza contractelor încheiate cu instituțiile acceptante, cu obligația de a afișa la loc vizibil semnul privind acordarea avansului și informațiile privind costurile. Avansul acordat trebuie evidențiat distinct pe bonul fiscal, nu poate depăși 500 lei, tranzacțiile sunt asimilate retragerilor de numerar de la bancomate, comisioanele se stabilesc prin contractele dintre părți, iar comerciantul poate percepe de la titularul cardului un comision de cel mult 1% din valoarea avansului acordat.
Riscurile juridice pentru firmele existente care nu acceptă plăți electronice. Sancțiuni, controale și răspundere
Regimul sancționator din ordonanță este relevant prin faptul că stabilește contravenții distincte, cu amenzi diferențiate, în funcție de fapta concretă reținută la control. Refuzul entităților de a accepta mijloace moderne de plată constituie contravenție potrivit art. 3 alin. (1) lit. e) și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 7.500 lei, conform art. 3 alin. (2) lit. a). În plus, nerespectarea dispozițiilor din ordonanță, respectiv neîndeplinirea obligației legale de acceptare a plăților moderne, inclusiv obligația generală aplicabilă profesioniștilor și, după caz, obligația de acceptare a încasărilor printr-un sistem electronic de plată la distanță/online de către operatorii economici furnizori de servicii de utilitate publică, precum şi instituţiile şi autorităţile publice, constituie contravenție distinctă, încadrată la art. 3 alin. (1) lit. d), sancționată cu amendă de la 20.000 lei la 50.000 lei, potrivit art. 3 alin. (2) lit. c). Astfel, în practică, analiza riscului depinde de modul în care organul de control reține fapta ca refuz sau ca nerespectare a obligației legale și de circumstanțele concrete ale situației verificate.
Riscurile nu se limitează la cuantumul amenzii, deoarece constatarea și aplicarea sancțiunilor se realizează de către persoanele desemnate din cadrul structurilor cu atribuții de control ale ANAF, conform art. 3 alin. (3). În practică, o societate comercială care funcționează deja trebuie să evite atât lipsa conformării, cât și situațiile de refuz în relația cu clientul, deoarece cele două ipoteze pot fi interpretate și sancționate diferit, cu impact direct asupra activității.
Pe lângă obligația de acceptare în sine, ordonanța stabilește că instituțiile acceptante au obligația de a instala terminale și de a pune la dispoziție infrastructura necesară în termen de maximum 30 de zile de la solicitare, conform art. 2 alin. (1), iar entitățile vizate trebuie să întreprindă măsurile necesare pentru instalare și pentru asigurarea infrastructurii, având dreptul să își aleagă instituția acceptantă, conform art. 2 alin. (2). În consecință, apărarea „nu am putut instala” este dificil de susținut dacă firma nu poate dovedi demersuri reale și solicitări în timp util.
Cum trebuie adaptată procedura de înființare de firme la noile cerințe privind mijloacele moderne de plată
Adaptarea procedurii de înființare firmă trebuie făcută astfel încât obligația de acceptare a mijloacelor moderne de plată să fie integrată încă dinainte de începerea încasărilor, nu după apariția unei probleme. Din perspectiva OUG nr. 193/2002, după 01.01.2026, etapa de operaționalizare trebuie să includă decizia privind soluția de acceptare a plăților moderne și inițierea relației contractuale cu instituția acceptantă, având în vedere că art. 2 alin. (1) prevede un termen de maximum 30 de zile de la solicitare pentru instalarea terminalelor și punerea la dispoziție a infrastructurii necesare. Relevanța practică este evidentă pentru firme, întrucât, în mod obișnuit, multe societăți comerciale încep activitatea imediat după finalizarea formalităților de înregistrare, iar riscul de expunere la sancțiuni contravenționale poate interveni rapid în situația în care societatea refuză, chiar și implicit, o plată prin mijloace moderne.
În cazul entităților care intenționează să invoce excepția prevăzută de art. 1 alin. (13), respectiv exceptarea de la obligația de a accepta plăţi efectuate şi prin intermediul mijloacelor moderne de plată de către entitățile care „efectuează toate operaţiunile de plată şi încasare exclusiv prin conturi deschise la instituţii de credit.”, procedura trebuie să fie bine adaptată. În absența unei aplicări riguroase, condiția caracterului „exclusiv” poate deveni vulnerabilă în cadrul unui control. Pentru entitățile care desfășoară activitate cu publicul, conformarea nu se limitează la implementarea tehnică a unei soluții de plată, ci presupune instituirea unor proceduri interne clare, instruirea personalului și o informare corespunzătoare a clienților, astfel încât să fie evitată situația ce poate fi calificată drept contravenție potrivit art. 3 alin. (1) lit. e).
În mod similar, în cazul procedurilor de înființare PFA și deschidere PFA, planificarea trebuie realizată anterior începerii activității și anterior primului client, întrucât obligația prevăzută de art. 1 alin. (12) se raportează la statutul entității înregistrate în Registrul Comerțului, iar verificările autorităților pot viza modalitatea concretă de efectuare a încasărilor încă din faza incipientă a activității.
Strategii de conformare pentru înființare de firme și companiile active. Recomandări juridice pentru evitarea sancțiunilor
O strategie eficientă de conformare trebuie să pornească de la două coordonate importante: prevenirea oricărei forme de refuz al plății și documentarea riguroasă a demersurilor întreprinse pentru implementarea obligației legale. În principal, se instituie obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne, iar refuzul este sancționat distinct cu amendă cuprinsă între 5.000 lei și 7.500 lei. Riscul juridic devine însă semnificativ mai ridicat în situația în care fapta este încadrată ca nerespectare a dispozițiilor art. 1 alin. (12), caz în care sancțiunea poate ajunge între 20.000 lei – 50.000 lei, potrivit art. 3 alin. (2) lit. c). În acest context, companiile trebuie să evite nu doar refuzul explicit al unei plăți, ci și refuzul generat de inexistența infrastructurii tehnice sau de lipsa unor proceduri interne adecvate.
De asemenea, potrivit art. 2 alin. (1) se prevede un termen de maximum 30 de zile de la solicitare pentru instalarea terminalelor și asigurarea infrastructurii necesare, iar art. 2 alin. (2) impune entităților obligația de a întreprinde măsurile necesare, cu posibilitatea de a alege instituția acceptantă. În consecință, societatea trebuie să fie în măsură să dovedească solicitarea formulată, corespondența purtată și stadiul implementării soluției tehnice, pentru a demonstra buna-credință și diligența în eventualitatea unui control.
„Noile măsuri privind obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne de plată trebuie tratate cu mare atenție pentru a evita sancțiunile care pot apărea pe parcusul derulării activității comerciale” a declarat Dr. Radu Pavel Avocatul Coordonator al Societății Românești de avocatură Pavel, Mărgărit și Asociații.
În concluzie, modificările aplicabile de la 01.01.2026 în OUG nr. 193/2002 impun, ca regulă generală, acceptarea plăților prin mijloace moderne de plată pentru persoanele fizice și juridice supuse înregistrării în Registrul Comerțului, cu excepția strictă pentru entitățile care realizează toate plățile și încasările exclusiv prin conturi la instituții de credit. Regimul sancționator diferențiază între refuzul de acceptare a mijloacelor moderne de plată, și nerespectarea obligației de acceptare, sancționate diferențiat, iar controlul și aplicarea sancțiunilor sunt realizate de structurile ANAF. În practică, conformarea cu dispozițiile legale în vigoare trebuie tratată ca parte din procesul de înființare firmă și înființare societate, inclusiv în proiecte înființare SRL online, înființare firmă online.
