Ca și în cazul persoanelor fizice, companiile au diferite nevoi și necesită aprovizionare pentru acoperirea acestora. Procesul de aprovizionare este însă mai complicat deoarece există un buget care trebuie respectat, dar și câteva specificații care țin de calitatea produselor cumpărate. În plus, procesul de achiziție este unul care trebuie justificat cu documente contabile, iar întregul traseu respectă câteva reguli, impuse de regulamentul de funcționare a companiei.
Iată care sunt etapele procesului de achiziții papetărie în companii
Procesul de achiziție începe firesc cu o nevoie pe care responsabilul cu achizițiile o identifică. Fie că este vorba despre bibliorafturi, hârtie, plicuri, pixuri sau alte articole de birotică, toate acestea sunt necesare oricărei companii, indiferent de specificul său sau de nișa sa. Chiar și în era digitalizării tot sunt necesare documente printate sau accesorii de birou și desigur și elemente de depozitare și arhivare eficiente. Din acest motiv pe lângă hârtie pot fi necesare dosare, folii, pixuri și alte instrumente de scris, dar și dispozitive de birou care asigură un flux eficient de lucru.
După identificarea nevoilor, următorul pas este stabilirea bugetului pentru articolele ce urmează să fie achiziționate. Este normal ca fiecare companie să caute cele mai bune oferte, în concordanță cu bugetul alocat, deoarece resursele nu sunt inepuizabile. Bugetul se stabilește pentru necesarul aferent unei perioade, de regulă un trimestru, iar achizițiile se fac numai în condiții de decontare a sumelor în baza unei facturi.
Următorul pas este prospectarea pieței și alegerea furnizorului, iar în acest caz nu trebuie luat în considerare doar prețul, ci și calitatea produselor achiziționate. Spre exemplu, în cazul hârtiei pentru copiator, poate fi necesar ca aceasta să aibă o anumită densitate (măsurată în g/ mp) sau pot fi necesare instrumente de scris care să poată fi refolosite cu ajutorul rezervelor. Înainte de achiziția efectivă este nevoie de o analiză detaliată a furnizorilor, alegând firma de aprovizionare care poate răspunde cel mai bine solicitărilor companiei.
Pasul următor este solicitarea ofertei și negocierea, acolo unde este cazul. Negocierile sunt un pas important în cazul în care compania cumpără cantități mai mari, lucru care poate fi benefic din punct de vedere financiar. Dacă prețul este unul care se încadrează în buget, se poate trece la plasarea comenzii, pentru ca ulterior aceasta să fie livrată la sediul companiei.
Monitorizarea statusului comenzilor și mai apoi a resurselor de-a lungul perioadei de utilizare a produselor este un aspect foarte important. Se recomandă ca achiziția de obiecte de papetărie și birotică să se facă cu câteva zile sau săptămâni înainte ca resursele să se termine, iar de acest lucru este responsabil managerul de achiziții.
Cumpărarea produselor de papetărie este un proces de bază în companii, deoarece de acesta depinde foarte mult fluxul de muncă și productivitatea. Cele mai multe dintre companii se bazează pe arhive analogice și încă sunt necesare documente fizice, imprimate, în diverse domenii de activitate. Alegerea unui furnizor potrivit și a prețului corect pot fi etape provocatoare, însă dacă există o organizare clară a procesului de achiziție atunci acesta va fi unul fluid, care va determina recurența cumpărării și ușurarea prospectării pieței în viitor.
