Nu este un secret, lumea afacerilor devine din ce în ce mai digitalizată. Procesul de salarizaredintr-o companie nu face excepție de la această tranziție, iar operațiunile aferente calculului salarial sunt automatizate cu ajutorul unui soft performant.
Companiile mari care aleg să profite de numeroasele avantaje oferite de un soft de salarizare complet digitizat au început deja să exploreze modul în care aceste sisteme se pot integra perfect și cu alte operațiuni din cadrul lor de afaceri.
Este deja dovedit faptul că implementarea unui soft de salarizare oferă nenumărate beneficii, iar firmele vor profita din plin de aceste avantaje în 2023 pentru a îmbunătăți experiența angajaților și a personalului de HR.
Dar, dacă ai o firmă mică și te întrebi dacă te poate ajuta un soft de salarizare, iată ce trebuie să știi pentru a înțelege de ce este importantă automatizarea componentei de payroll.
Ce este un soft de salarizare?
În primul rând, e important să știi ce este un soft de salarizare, pentru a înțelege ulterior cum îți poate ajuta firma să devină mai performantă. Indiferent dacă ai 1 angajat sau 100, procesul de salarizare înseamnă mai mult decât compensația pe care o companie o plătește angajaților pentru munca depusă.
Un soft de salarizare include automatizarea unor activități precum: pontaj pentru salariați și colaboratori, calcul automat pentru concedii de odihnă și medicale, configurare customizată pentru anumite elementele de calcul prestabilite, trimiterea automată a Declarației 112 către ANAF, precum și generarea rapoartelor.
Componenta de salarizare cuprinde un proces cu mai mulți pași care încep chiar înainte de prima zi a unui angajat. Pașii de bază includ:
- Ciclul de salarizare. Aceasta este frecvența cu care se plătesc angajații. Majoritatea companiilor din România aleg să plătească angajații o dată pe lună, la data stabilită în contractul individual de muncă, însă se poate face și de două ori pe lună (avans și lichidare).
- Informațiile despre angajați și documentele fiscale. Aceste documente includ în general formularul de reținere a impozitului de stat și informațiile despre contul bancar.
- Calcularea salariului brut. Salariul brut este suma datorată angajaților înainte de impozitare.
- Determinarea salariului net. Se vor reține automat impozitele (și orice alte deduceri) din salariul brut, iar angajații vor primi salariul net.
- Inițierea plății. Automatizarea salarizării înseamnă inițierea transferurilor. Dacă salariile sunt gestionate printr-un soft de salarizare precum cel de la NextUp, platforma va iniția plata pe baza unui ciclu de facturare predeterminat.
- Evidența plăților. În cele din urmă, după plata salariilor și impozitelor de stat datorate către stat vei păstra o evidență a tuturor statelor de plată, pentru analiză și bugetare viitoare.
Un soft de salarizare poate include și caracteristici precum:
- Gestionarea informațiilor angajaților: include stocarea informațiilor despre angajați, cum ar fi detaliile personale, istoricul angajării și informațiile de contact.
- Procesarea salariilor: calcularea salariilor angajaților, impozitelor și a altor deduceri, generarea fluturașilor de salariu și a formularelor fiscale.
- Evidența pontajului: gestionarea programului de lucru, urmărirea prezenței angajaților și a cererilor de concediu.
- Managementul conformității: asigurarea faptului că organizația respectă legile și reglementările relevante din domeniul muncii.
- Raportare și analiză: generarea de rapoarte și informații despre datele privind salariile și prezența.
Avantaje de a folosi un soft de salarizare într-o firmă mică
Există multe beneficii în utilizarea unui soft de salarizare pentru toate firmele. În esență, un sistem automatizat de salarizare îi poate ajuta pe proprietarii unui business mic să știe exact unde se duc banii lor și cât de mult cheltuiesc.
- Economisește timp și bani
Primul și cel mai evident beneficiu este că un soft de salarizare poate economisi bani și timp. Software-ul este conceput pentru a simplifica toate sarcinile complexe. Deoarece firmele trebuie să se concentreze pe lucruri importante, cum ar fi marketing și vânzări, proprietarii de afaceri mici trebuie să găsească instrumente care să reducă timpul pe care anumiți angajați valoroși îl dedică sarcinilor administrative.
- Mediu de date mai sigur
Unul dintre cele mai mari beneficii ale utilizării unui soft de salarizare pentru orice companie este că oferă securitate sporită și confidențialitatea datelor. Prin automatizarea procesului de urmărire a orelor și a plății angajaților, companiile pot fi sigure că datele lor sunt protejate.
În plus, multe programe software de salarizare includ caracteristici care permit companiilor să-și protejeze conturile prin user și parolă, asigurându-se că numai utilizatorii autorizați pot accesa informațiile.
- Ușor de instalat, utilizat și actualizat
Un mare avantaj al programelor de salarizare digitalizată este că sunt simplu de instalat, utilizat și actualizat. Odată ce software-ul de salarizare este instalat, este ușor de folosit cu puțină pregătire din partea dezvoltatorilor de sistem.
Revenirea la informațiile despre un angajat sau căutarea datelor privind salariile se poate face automat cu doar câteva click-uri, având o evidență clară a documentelor și informațiilor importante.
- Organizare foarte bună
Când începi o afacere, în mod sigur vei fi bombardat cu multe sarcini și informații de procesat. Este ușor să fii copleșit, dar cu un soft de salarizare vei scăpa de o mulțime de taskuri recurente.
Gestionezi toate datele angajaților într-un singur loc – în dosarul electronic al fiecărui angajat. Poți vedea și utiliza datele acestora direct în baza de date a angajaților și ai o bibliotecă electronică cu toate actele și documentele organizate la zi.
- Accesul la date din orice locație
Un alt avantaj al utilizării software-ului de salarizare este că permite companiilor să-și acceseze conturile de oriunde în lume. Cu o conexiune la internet, managerii și specialiștii de HR se pot conecta la conturile lor și pot vedea informații despre salariile angajaților, datele fiscale și multe altele. Această flexibilitate oferă utilizatorilor libertatea de a-și gestiona conturile de oriunde s-ar afla, fie că sunt în vacanță sau în afara orașului pentru întâlniri de afaceri.
Un soft de salarizare poate ajuta firmele mici să-și eficientizeze procesele de plată și de resurse umane, să reducă erorile și să asigure conformitatea, îmbunătățind satisfacția angajaților, oferind salariile și plătind impozitele la timp.
