Arhivarea documentelor, fie ele fizice sau digitale, este reglementată în România de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Această lege stabilește obligațiile firmelor și instituțiilor publice în ceea ce privește păstrarea, organizarea și, ulterior, distrugerea documentelor în funcție de tipul și vechimea acestora. De exemplu, documentele juridice, de înființare a companiei, trebuie păstrate permanent, cele de resurse umane cel puțin 75 de ani, iar documentele contabile între 5 și 10 ani, în funcție de natura lor.
Arhivarea nu este doar o obligație legală, ci și o soluție practică pentru a preveni pierderea informațiilor esențiale. Aceasta trebuie realizată într-un mod organizat, care să permită accesul facil la documente și să asigure protecția datelor împotriva incendiilor, umezelii sau deteriorării fizice.
Beneficiile digitalizării și ale retrodigitizării
Transformarea arhivelor fizice în arhive digitale a devenit o practică tot mai frecventă, în special datorită accesibilității sporite pe care o oferă. Prin procesul de retrodigitizare, documentele sunt scanate și convertite în format digital, fiind astfel ușor de consultat și de partajat în timp real. Aceste documente sunt apoi stocate în sisteme cloud securizate, care garantează atât integritatea datelor, cât și respectarea normelor legale în vigoare.
Important de menționat este faptul că scanarea documentelor nu implică automat distrugerea lor. Conform legii, documentele fizice nu pot fi eliminate decât dacă au depășit termenul legal de păstrare și doar după aprobarea lucrării de selecționare de către Arhivele Naționale.
Organizarea eficientă a arhivelor fizice
Un alt aspect esențial este organizarea arhivelor fizice în spații sigure și bine structurate. Firmele care nu dispun de suficient spațiu intern apelează adesea la servicii arhivare documente oferite de companii specializate. Acestea se ocupă de preluarea, inventarierea, etichetarea și stocarea documentelor în condiții conforme cu legislația. În plus, oferă acces rapid la arhivă și eliberarea documentelor la cerere, în format fizic sau digital, în termene prestabilite.
Aceste servicii sunt utile în cazul majorității documentelor unei companii, în special în cazul documentelor care trebuie păstrate pe termen lung, precum dosarele de personal, statele de plată, fișele de post și alte acte necesare pentru dovedirea drepturilor angajaților.
Consultarea și accesul la documente digitalizate
Accesarea documentelor digitalizate este extrem de facilă și rapidă. Prin intermediul platformelor digitale puse la dispoziție de arhiviști, utilizatorii pot consulta documentele direct din cloud. Pentru firmele care preferă consultarea arhivei fizice, este necesară o solicitare prealabilă și programarea accesului într-unul dintre centrele de depozitare documente, unde acestea sunt păstrate în condiții optime de siguranță și climat. Este important ca accesul să fie monitorizat și securizat, mai ales când este vorba de date sensibile, juridice sau confidențiale.
Arhivarea electronică și conformitatea legală
În cazul documentelor emise nativ în format digital, este esențial ca arhivarea lor să respecte prevederile legii privind documentele electronice. Astfel, este obligatorie o semnatura electronica certificata aplicată pe fiecare document digital. Acest tip de semnătură garantează autenticitatea și integritatea documentului și are valoare juridică deplină.
Doar în acest scenariu – când toate părțile implicate aplică semnătura digitală calificată – documentul nu mai trebuie păstrat în format fizic. În restul cazurilor, legea impune păstrarea versiunii tipărite.
Distrugerea documentelor și selecționarea lor
Distrugerea documentelor este permisă doar după expirarea termenelor de păstrare legale și după aprobarea unei lucrări de selecționare, care trebuie transmisă și avizată de Arhivele Naționale. Este greșit să se asocieze scanarea cu distrugerea – cele două procese sunt complet distincte, iar unul nu îl determină pe celălalt.
Selecționarea presupune identificarea documentelor care nu mai sunt necesare și întocmirea unui proces-verbal justificativ. Acest proces este diferit de inventarierea documentelor, care are rolul de a evidenția și organiza fondul arhivistic existent.
Soluții complete pentru gestionarea arhivelor
Pentru firmele care vor să fie în conformitate cu legislația și, în același timp, să își optimizeze procesele interne, colaborarea cu un partener specializat în arhivistică este esențială. Acesta oferă suport complet, de la preluarea documentelor până la stocarea, digitizarea, consultarea și, în final, distrugerea lor legală. Mai ales în contextul digitalizării accelerate, o arhivare profesionistă devine un atu strategic pentru orice companie.
