Una dintre primele întrebări la deschiderea unei afaceri este dacă ai nevoie de casă de marcat. Răspunsul nu ține de forma juridică, ci de ce vinzi și de cum încasezi banii. O casă de marcat pentru firmă devine obligatorie în momentul în care vinzi bunuri sau prestezi servicii direct către populație și încasezi contravaloarea în numerar sau cu cardul. Există însă și situații clar delimitate în care obligația nu se aplică. Iată, pe scurt și pe înțelesul tuturor, când ai nevoie de aparat de marcat electronic fiscal și cine este exceptat.
Regula de bază: când este obligatorie casa de marcat
Potrivit publicației dedicată antreprenorilor ziarulantreprenorilor.ro, legislația care reglementează aparatele de marcat electronice fiscale (AMEF) pornește de la o regulă simplă: orice operator economic care încasează, integral sau parțial, în numerar sau cu cardul, contravaloarea bunurilor vândute cu amănuntul ori a serviciilor prestate direct către populație are obligația să emită bon fiscal printr-un aparat de marcat.
Din această formulare se desprind două condiții esențiale, care trebuie îndeplinite simultan:
- Cui vinzi – obligația apare când vinzi către populație, adică persoane fizice, consumatori finali. Vânzările exclusiv către alte firme intră pe alt regim.
- Cum încasezi – contează dacă banii intră în numerar sau cu cardul, la momentul vânzării. Încasările făcute strict prin transfer bancar au un tratament diferit.
Tradus în situații reale, o casă de marcat pentru firmă este necesară pentru: magazine și minimarketuri, cafenele, baruri și restaurante, saloane de înfrumusețare, service-uri și ateliere cu clienți persoane fizice, săli de fitness, cabinete private care încasează direct de la clienți sau comerț stradal autorizat. Practic, aproape orice afacere care are contact direct cu clientul final și încasează pe loc.
Un aspect important, adesea trecut cu vederea: obligația se naște din prima zi de activitate în locația respectivă, nu după atingerea unui anumit prag de încasări sau la finalul unei perioade de grație.
PFA sau SRL: contează forma juridică?
Nu. Aici se strecoară una dintre cele mai frecvente confuzii. Obligația de a deține casă de marcat este legată de tipul de activitate și de modul de încasare, nu de forma juridică. Un PFA care vinde produse cu amănuntul sau prestează servicii direct către populație și încasează numerar ori card are exact aceeași obligație ca un SRL în aceeași situație.
Cu alte cuvinte, mitul potrivit căruia „PFA-urile nu au nevoie de casă de marcat” este fals. Ceea ce contează este întotdeauna combinația dintre client (populație) și metoda de plată (numerar sau card).
Cine este exceptat de la casa de marcat
Legislația prevede o listă de activități pentru care nu se aplică obligația de a emite bon fiscal. Printre cele mai relevante excepții se numără:
- comerțul ocazional cu produse agricole din producție proprie, realizat de producători agricoli individuali autorizați, în piețe, târguri sau oboare;
- vânzarea de ziare și reviste prin distribuitori specializați;
- transportul public de călători pe bază de bilete sau abonamente tipărite;
- profesiile liberale exercitate sub forme de organizare care nu presupun înființarea unei societăți comerciale (de exemplu medici, avocați, notari, experți contabili);
- vânzarea obiectelor de cult și serviciile religioase prestate de instituțiile de cult;
- comerțul cu amănuntul prin corespondență, cu excepția livrărilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine sau unități de alimentație publică, pe bază de comandă;
- serviciile de instalații, reparații și întreținere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului;
- vânzarea pachetelor de servicii turistice de către agențiile de turism.
Lista are un caracter tehnic și se actualizează periodic, așa că, dacă activitatea ta pare să se încadreze la limită, cel mai sigur este să confirmi situația cu un contabil sau direct cu ANAF înainte de a presupune că ești scutit.
Cazul special: încasare exclusiv prin transfer bancar
Dacă firma ta încasează toate sumele exclusiv prin ordin de plată sau transfer bancar, fără numerar și fără plăți cu cardul la punctul de vânzare, atunci aceste încasări nu intră sub incidența obligației de a folosi casă de marcat. În acest caz, documentul emis este factura, iar dovada plății rămâne extrasul de cont.
Vânzarea către firme (B2B)
Atunci când vinzi către persoane juridice și emiți factură, nu ai obligația de a da și bon fiscal. Mai mult, în relația dintre firme, emiterea unui bon în plus poate crea probleme, pentru că aceeași tranzacție ar putea fi raportată de două ori către ANAF, o dată prin factură și o dată prin bon.
Ce s-a schimbat recent la casele de marcat
Regulile din jurul aparatelor de marcat s-au modernizat în ultimii ani, iar câteva schimbări merită reținute pentru că afectează direct modul de lucru zilnic:
- Bonul la plata cu cardul. De la finalul anului 2024, la încasările efectuate cu cardul, comercianții nu mai sunt obligați să imprime și să înmâneze automat bonul fiscal clientului. Bonul se tipărește doar la cerere. Atenție însă la nuanță: obligația de a emite bonul (în format electronic, arhivat și transmis la ANAF) rămâne. S-a eliminat doar tipărirea automată, nu emiterea în sine.
- Automatele comerciale. Echipamentele nesupravegheate de tip automat comercial care funcționează exclusiv pe bază de plăți cu cardul nu mai trebuie dotate obligatoriu cu aparat de marcat electronic fiscal.
- Modernizarea bonului fiscal. Conținutul bonului a fost actualizat, cu informații suplimentare și cod QR, în cadrul procesului mai amplu de digitalizare fiscală coordonat de Ministerul Finanțelor și ANAF.
Ce riști dacă nu ai casă de marcat atunci când ești obligat
Neîndeplinirea obligației de dotare cu aparat de marcat sau neemiterea bonului fiscal sunt considerate contravenții și pot atrage sancțiuni serioase. În funcție de tipul abaterii, amenzile pornesc de la câteva mii de lei și pot ajunge la zeci de mii de lei, la care se poate adăuga suspendarea activității la punctul de lucru până la remedierea situației. Fiindcă valorile se actualizează, verifică nivelul curent al sancțiunilor cu contabilul sau pe canalele oficiale ANAF.
Pentru majoritatea afacerilor care lucrează direct cu publicul și încasează numerar sau card, casa de marcat pentru firmă este obligatorie de la prima zi de activitate, indiferent că vorbim de PFA sau SRL. Excepțiile țin de tipul activității sau de modul exclusiv de încasare prin bancă, nu de mărimea afacerii. Dacă ai vreun dubiu privind situația ta specifică, o scurtă discuție cu contabilul îți poate economisi timp și te ferește de amenzi.
Referințe:
https://capitalbusiness.ro/casa-de-marcat-obligatorie-pentru-firma-reguli-si-exceptii
Întrebări frecvente
Am nevoie de casă de marcat dacă accept doar plăți cu cardul?
Da. Obligația se aplică indiferent de metoda de plată prin care încasezi de la populație, fie că este numerar sau card. Diferența adusă de modificările recente este că, la plata cu cardul, bonul nu mai trebuie tipărit automat, ci doar la cererea clientului.
Un PFA are nevoie de casă de marcat?
Depinde de activitate, nu de forma juridică. Dacă un PFA vinde bunuri cu amănuntul sau prestează servicii direct către populație și încasează numerar ori card, are aceeași obligație ca un SRL.
Dacă încasez totul prin transfer bancar, mai am nevoie de casă de marcat?
Nu, atât timp cât toate încasările se fac exclusiv prin transfer bancar, fără numerar și fără plăți cu cardul la punctul de vânzare. În acest caz emiți factură, iar extrasul de cont confirmă plata.
Magazinul online are nevoie de casă de marcat?
Răspunsul ține tot de modul de încasare. Dacă plata se face online sau prin transfer bancar, obligația nu se aplică. Dacă însă se încasează numerar la livrare (ramburs) sau cu cardul la curier, situația trebuie analizată cu atenție împreună cu contabilul.
