Ai o firmă care lucrează cu încasări în numerar? Iată tot ce trebuie să știi despre dotarea cu case de marcat electronice fiscale. Până pe 20 ale lunii următoare, datele înregistrate de casa de marcat pentru luna anterioară trebuie stocate și transmise de la distanță (prin internet) la ANAF, respectiv validate pe site-ul ANAF, cu ajutorul unui certificat digital (semnătură electronică). Firmele vor avea costuri în plus și tot ce se tastează în casa de marcat, inclusiv penele de curent, vor apărea ca informații la ANAF. Totuși, evaziunea fiscală poate continua. Marfa care se vinde „la negru“ și nu prin casa de marcat nu are cum să fie evidențiată în acte și nici pe jurnal electronic al dispozitivului fiscal.

Firmele mici și mijlocii care lucrează cu bani cash sunt obligate ca de la 1 septembrie să dețină case de marcat cu jurnal electronic, care să înlocuiască vechile case de marcat fiscale cu jurnal de hârtie. Firmele mari ar fi trebuit să utilizeze mai devreme aceste case noi de marcat, respectiv de la 1 iunie.

La nivel național, ar fi trebuit înlocuite 800.000 de case de marcat, însă până săptămâna trecută se fiscalizaseră puțin peste 30.000 de case noi de marcat cu jurnal electronic. Unele societăți au solicitat achiziționarea de case de marcat electronice, dar timpul de așteptare este destul de mare la unele modele și la imprimante fiscale, mergând până la 30 de zile, conform unei firme de distribuție și service din Craiova.

Alte firme nu se grăbesc să se doteze cu noile case de marcat, probabil datorită faptului că guvernul a amânat datele de aplicare a amenzilor, din cauză că aplicațiile informatice ale ANAF, obligatorii prin legislația care a modificat OUG nr. 28/1999, nu au fost gata la timp, fapt ce întârzia dotarea firmelor cu astfel de aparate fiscale cu jurnal electronic. Sancțiunile prevăzute de lege pentru nedotarea la termen cu aparate de marcat cu jurnal electronic se aplică în cazul contribuabililor mari sau mijlocii începând cu 1 septembrie 2018, în loc de 1 iunie 2018, iar în cazul firmelor mici se pot aplica amenzi începând cu 1 noiembrie 2018, față de 1 august, cât fusese termenul inițial. Concret, firmele care nu se dotează cu casă de marcat cu jurnal electronic și, mai ales, dacă se dotează, dar nu o folosesc pot fi amendate cu sume ce pornesc de la 8.000 – 10.000 de lei, organul de control putând merge până la a dispune sistarea activității societății, până la intrarea în legalitate.

De asemenea, „având în vedere că există întârzieri în livrarea anumitor case de marcat există posibilitatea ca de la 1 noiembrie să se acorde o perioadă de grație de încă 90 de zile, timp în care să nu se aplice amenzi, dar numai pentru acele firme care au deja comenzi ferme pentru un aparat fiscal și acel aparat fiscal nu există în piață“, a spus pentru GdS Aurel Tobescu, de la Decarom Service Craiova.

Cum procedează firmele

Operatorii economici care au încasări și plăți în numerar și au obligația dotării cu case de marcat fiscale cu jurnal electronic trebuie să se adreseze unui distribuitor autorizat de case de marcat și să încheie un contract cu o unitate de service, care se va ocupa de toate modificările necesare la casa de marcat. Distribuitorii obțin un număr unic pentru casa de marcat, dintr-o aplicație a ANAF. Printr-un ordin al președintelui ANAF s-a înființat Registrul unic de evidență a caselor de marcat în care distribuitorul și unitatea de service completează diferite formulare în care se specifică evenimente (defecțiuni, schimbări de proprietar, schimbări de puncte de lucru, furt și alte evenimente petrecute pe fiecare casă de marcat, identificată prin numărul de ordine dat de ANAF (NUI). Practic, Fiscul va putea cunoaște din acest registru istoria fiecărei case de marcat. În Dolj s-au înregistrat până la sfârșitul săptămânii care s-a încheiat cereri de fiscalizare a circa 9.000 de case de marcat.

Cum ajung datele la ANAF

Concret, noile case de marcat nu mai au jurnal pe hârtie, ci datele se memorează electronic pe un SD Card montat pe placa de bază a dispozitivului. Toate datele introduse în casa de marcat sunt criptate electronic în format XML și aceste date se descarcă lunar pe un suport extern (pe un stick), iar printr-o aplicație a ANAF, acele date se postează pe site-ul ANAF. Firma de service sau societatea care deține casa de marcat trebuie să transfere pe un stick toate datele și să le trimită la ANAF. Casa de marcat face automat trasferul pe stick, utilizatorul fiind nevoit doar să apese în prealabil câteva taste, la fel ca atunci când scotea bonul „Z“ de la sfârșitul perioadei de lucru, de la o casă de marcat existentă până acum. Datele de pe stick ajung la firmă sau la contabilul societății, care trebuie să se conecteze la internet și să valideze acele date într-o aplicație a ANAF, pentru care firma (sau contabilul firmei) are nevoie de un certificat digital care emite o semnătură electronică. Deja declarațiile la ANAF se depun on-line cu semnătură electronică, astfel că mulți contabili, economiști sau firme dețin un astfel de certificat digital. Probleme ar putea apărea la micile magazine din mediul rural, care trebuie să aibă conexiune la internet. Datele pot fi trimise on-line de pe orice dispozitiv conectat la internet, chiar și de pe telefoane conectate la WiFi, de pe care se poate folosi semnătura electronică.

Abia după validarea datelor de către ANAF se consideră că s-au transmis informațiile de pe casa de marcat la organele fiscale. Fiecare firmă este obligată să transmită datele înregistrate de casa de marcat până pe 20 ale lunii următoare, pentru luna care s-a scurs.

Deci firma trebuie să suporte costuri în plus în această toamnă, unele fiind permanente: costul cu achiziționarea caselor de marcat, cu contractul de service, cu certificatul digital (dacă nu are deja), cu conexiunea la internet, dacă transmite datele direct și nu are o astfel de conexiune și poate chiar și contabilul să îi ceară o sumă în plus, pentru că efectuează această operațiune pentru firma căreia îi prestează servicii de contabilitate.

Prețurile noilor case de marcat pornesc de la 900 – 1.000 de lei. Unii distribuitori care încheie contract de mentenanță și service pot să vândă mai ieftin casele de marcat, dar taxează firmele lunar, la serviciile de service. Astfel de firme pot chiar să colecteze datele din casele de marcat pe stick-uri, de la punctele de lucru ale firmelor respective, însă și aceste servicii sunt contra cost.

Evaziunea poate continua și cu noile case de marcat

În cazul în care există firme care vând marfa sau prestează servicii „la negru“, deci nu operează acele vânzări în casa de marcat, atunci acele practici evazioniste pot continua, fără a fi sesizate prin înregistrările de la ANAF. Tot ce se tastează în casa de marcat se înregistrează. Evident, ceea ce nu se tastează în casa de marcat nu se înregistrează în acte, deci acele vânzări „la negru“ tot nu ajung la Fisc.

Noile tipuri de case de marcat înregistrează și penele de curent electric, iar operatorii care le dețin pot să le țină închise, neutilizate până la 72 de ore.

Firmele care s-au dotat cu case de marcat fiscale cu jurnal electronic și încă nu le utilizează, până la data de  20 a lunii trebuie sa depuna la ANAF un formular (on-line) in care sa treaca seria unica a casei de marcat care nu este folosita.