Dacă ești antreprenor în România, probabil ai observat că relația cu contabilul tău s-a complicat. Mai multe documente de trimis, mai multe declarații, termene mai strânse, eFactura obligatorie. Și dacă ai mai mulți contabili cu care ai lucrat, probabil ai observat și altceva: diferența de experiență între un cabinet care lucrează modern și unul care încă funcționează pe email și Excel e din ce în ce mai mare.
Nu e întâmplător. Industria contabilă din România trece prin cea mai semnificativă transformare din ultimii 20 de ani — iar efectele se simt direct la antreprenor.
Ce s-a schimbat concret
Trei schimbări legislative și de piață redefinesc modul în care funcționează contabilitatea:
eFactura obligatorie
Din ianuarie 2024, toate tranzacțiile B2B trec prin sistemul național eFactura. Asta nu e doar o formalitate — înseamnă volume semnificativ mai mari de documente electronice pe care cabinetul contabil trebuie să le prelueze, valideze, proceseze și arhiveze. Facturile nu mai vin doar pe email ca PDF — trec printr-un sistem centralizat, cu reguli de validare stricte și termene de răspuns.
Pentru un cabinet cu 100 de firme în portofoliu, eFactura a adăugat mii de documente lunare în flux. Cabinetele care procesau totul manual au simțit impactul imediat.
SAF-T D406
Noul format standardizat de raportare fiscală, în implementare progresivă. Companiile mari sunt deja obligate, pragul coboară. SAF-T cere un nivel de detaliu și structurare a datelor pe care multe cabinete nu l-au avut până acum. E un efort de conformare care adaugă presiune pe un sistem deja încărcat.
Așteptările antreprenorilor
Generația actuală de antreprenori — inclusiv cei cu firme mici — se așteaptă la acces digital la informațiile firmei. Nu mai acceptă ca singura interacțiune cu contabilul să fie un email lunar cu PDF-uri atașate și un „te sun eu dacă e ceva urgent.”
Vor să emită facturi simplu, să știe cât au de plată și când, să trimită documente fără proceduri complicate. Vor notificări, nu telefoane. Vor claritate, nu opacitate.
Cum răspund cabinetele contabile
Cabinetele contabile din România se împart, simplist, în trei categorii de adaptare:
Cabinetele care lucrează ca acum 10 ani. SAGA sau WinMentor pentru înregistrări, SPV deschis manual de câteva ori pe zi, comunicare prin email și WhatsApp, obligații de plată calculate în Excel. Funcționează pentru portofolii mici, dar la 50+ firme devine greu de susținut fără erori. Riscul de declarații omise sau depuse tardiv crește proporțional cu volumul.
Cabinetele parțial digitalizate. Folosesc câte un tool pentru fiecare nevoie: unul pentru documente, altul pentru comunicare cu clienții, SPV separat, facturarea în alt loc. Rezultatul: datele sunt fragmentate în 4-5 sisteme care nu comunică între ele. Contabilul petrece timp nu doar procesând, ci și sincronizând informații între aplicații.
Cabinetele complet digitalizate. Folosesc o platformă centrală care acoperă fluxul operațional de la A la Z: documentele intră automat (indiferent de sursă), declarațiile sunt identificate pe baza profilului fiscal al fiecărei firme, depunerea la ANAF e directă, obligațiile de plată se generează automat, clientul primește acces digital la situația firmei.
Diferența de productivitate între prima și ultima categorie e substanțială. Cabinetele digitalizate complet pot gestiona cu 20-40% mai mulți clienți cu aceeași echipă — nu pentru că lucrează mai repede, ci pentru că procesele repetitive sunt automatizate.
Ce înseamnă asta pentru antreprenor
Impactul nu e doar asupra contabilului. Ca antreprenor, diferența se simte direct în modul în care interacționezi cu contabilitatea firmei tale:
Facturare online cu eFactura integrată. Într-un cabinet digitalizat, emiți facturi direct din platformă — cu semnătură digitală inclusă, fără soft separat. eFactura se transmite automat către ANAF, fără pași manuali. Dacă ai contracte recurente (chirie, servicii lunare, abonamente), facturile se generează singure la data stabilită. Facturile de la furnizori sunt preluate automat din sistemul eFactura și apar deja organizate când le cauți.
Documente trimise natural, procesate automat. Fotografiezi o factură și o trimiți pe WhatsApp. Sau atașezi un document pe email. Sau încarci direct în platformă. Indiferent de canal, documentul ajunge la contabil, clasificat automat pe firmă și perioadă. Nu mai redenumești fișiere, nu mai creezi foldere, nu mai întrebi „ai primit?”
Notificări care te scutesc de telefoane. Primești automat ce ai de plată, până când, cu sumele și IBAN-urile incluse — gata de copiat în aplicația băncii. Când apare o factură nouă de la un furnizor în sistemul eFactura, ești notificat. Când se apropie un termen, primești reminder. Nu mai suni contabilul ca să afli „ce am de plată luna asta?” — informația vine către tine, nu invers.
Situația firmei clară și accesibilă. Un spațiu digital dedicat firmei tale în care vezi ce contează: obligații curente, documente procesate, comunicări cu contabilul — totul organizat într-un singur loc, nu împrăștiat în email-uri, mesaje WhatsApp și foldere pe desktop.
Livrabile pe care le înțelegi. Un contabil cu platformă modernă nu îți trimite doar balanța contabilă în PDF. Îți trimite o interpretare: ce înseamnă cifrele, ce acțiuni trebuie să iei, ce se schimbă față de luna trecută. Informația devine accesibilă, nu doar disponibilă.
Arhivă digitală permanentă. Toate documentele firmei — facturi emise și primite, contracte, comunicări — disponibile oricând, de pe orice dispozitiv, organizate pe perioade. Nu mai depinzi de email-uri vechi, de foldere partajate sau de „trimite-mi te rog documentul de acum trei luni.”
Platforma operațională: noua infrastructură
Termenul care câștigă teren în industrie e „platformă operațională.” Nu e un program de contabilitate (SAGA și WinMentor rămân esențiale pentru înregistrări contabile). E un strat digital care se suprapune peste softul de contabilitate existent și conectează două lumi: contabilul și antreprenorul.
Pentru contabil, platforma automatizează tot ce ține de operare: preluare documente din orice sursă, identificare declarații, depunere ANAF, obligații de plată, facturare servicii contabile. Pentru antreprenor, oferă un spațiu digital propriu cu facturare online (inclusiv eFactura și contracte recurente), preluare automată a facturilor de la furnizori, notificări proactive și acces permanent la documentele firmei.
Platforme precum eConta, construite specific pentru piața din România, se integrează nativ cu ANAF, eFactura, SPV și cu programele de contabilitate existente (SAGA, WinMentor). Nu le înlocuiesc — le completează cu automatizare acolo unde munca manuală consumă cel mai mult timp, atât pentru contabil, cât și pentru antreprenor.
Modelul economic e diferit de softul tradițional: în loc de abonament fix, plătești per firmă gestionată și per document procesat. Costul crește doar când crește și activitatea reală.
De ce contează acum
Tendința e clară: cabinetele care nu se digitalizează pierd teren. Nu pentru că ar fi contabili mai slabi, ci pentru că antreprenorul simte diferența de experiență. Când ai de ales între un contabil care îți trimite PDF-uri pe email și unul care îți oferă contabilitate cu acces digital, notificări proactive și livrabile pe care le înțelegi — alegerea nu e dificilă.
Pentru antreprenori, implicația practică e simplă: întreabă-ți contabilul ce platformă folosește. Nu ca test, ci ca informație. Modul în care cabinetul tău contabil gestionează informația spune mult despre calitatea serviciului pe care îl primești.
Iar dacă ești contabil și citești asta: piața se mișcă. eFactura, SAF-T, așteptările clienților — toate converg în aceeași direcție. Cabinetele care fac pasul acum câștigă un avantaj competitiv care se acumulează în timp. Cele care amână vor constata că decalajul devine din ce în ce mai greu de recuperat.
Digitalizarea contabilității din România nu mai e un proiect opțional. Este un proces în desfășurare, accelerat de legislație și de așteptările unei noi generații de antreprenori. Cabinetele care investesc acum în infrastructură digitală construiesc un avantaj sustenabil — atât pentru ele, cât și pentru clienții lor.
