Companiile ȋși schimbă fluxul de lucru pentru a se adapta la e-factura. Apar noi soluții pentru simplificarea procesului de facturare

La două luni de la introducerea e-Factura, companiile ȋntâmpină, ȋn continuare, dificultăți ȋn utilizarea sistemului electronic gândit de stat. Pe lângă erorile constante ale softului, firmele sunt nevoite să ȋși ajusteze procedurile interne de lucru în ceea ce privește recunoașterea, aprobarea și alocarea facturilor primite pe departamente. Reporting Center, compania fondată de antreprenoarea Elena Unciuleanu, a creat o aplicația prin care firmele pot simplifica modul în care transmit facturile către Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), astfel încât să evite supra-aglomerarea serverelor și să gestioneze mai ușor fluxul de facturare către clienți și furnizori.

„Ca urmare a introducerii e-Factura, s-a impus o schimbare a fluxului de lucru în companii, în special în ceea ce privește recunoașterea, aprobarea și alocarea facturilor primite pe departamente. Înainte, facturile erau trimise pe e-mail direct către persoana care trebuia să o primească. Acum, facturile sunt trimise în XML către ANAF, iar aplicația noastră le aduce pe toate într-o zonă comună (într-un tablou de bord principal), de unde se alocă fie automat, fie manual de către un responsabil către departamentul sau persoana care trebuie să o primească. De asemenea, pentru că factura nu se duce direct către beneficiar, ci este înregistrată ȋntâi în portalul ANAF, se poate întâmpla ca un furnizor să înregistreze o factură fără aprobarea beneficiarului. De aceea este nevoie de un flux suplimentar de recunoaștere și aprobare a facturii”, a declarat Elena Unciuleanu, fondator & CEO la Reporting Center.

Fluxul de recunoaștere, aprobare și alocare a facturii la un departament anume dintr-o companie este o modificare specială a Reporting Center, făcută în aplicația sa proprie, Elite, pentru a ajuta companiile să gestioneze facturile primite. Fluxurile mari de facturi pe care unele companii (precum supermarket-urile, magazinele mari B2B etc.) le emit pot cauza aglomerarea portalului ANAF și apariția unor erori pe serverele instituției dacă sunt expediate o singură dată pe zi.

Pentru că a sesizat acest pericol, Reporting Center și-a calibrat aplicația Elite să transmită facturile către destinatari cu o anumită frecvență (orar, zilnic etc.), în funcție de cerințele clienților. De asemenea, modulul e-Factura de la Reporting Center conține arhivele tuturor facturilor emise și transmise către ANAF, pentru că pe portalul ANAF acestea vor fi disponibile doar o perioadă determinată.

Facturarea electronică este obligatorie pentru toate tranzacțiile efectuate între entitățile persoanele impozabile stabilite pe teritoriul României, în termen de cinci zile lucrătoare de la data emiterii facturii. Cu toate acestea, o problemă cu care se confruntă firmele din România este integrarea software-urilor de facturare cu e-Factura, ceea ce necesită utilizarea aplicațiilor dedicate pentru descărcarea și încărcarea facturilor pe portalul ANAF.

În ultimii opt ani, Reporting Center a extins constant funcționalitățile platformei de RegTech, Elite Reporting, astfel încât aceasta să acopere toate cerințele noi de raportare către autoritățile din România, respectiv BNR, ANAF, Ministerul de Finanțe, Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor.

Anul acesta, în cadrul Galei Anuale a Premiilor e-Finance organizată de Finmedia, Elite Reporting Platform a fost distinsă cu premiul e-Inovație pentru modulul e-Factura. Este a doua ediție consecutivă ȋn care acest premiu vine către Reporting Center, după ce, ȋn 2023, a fost obținut pentru modulul de raportare SAF-T.