Gestionarea activității angajaților are un rol foarte important în administrarea afacerii. Pontajul reprezintă o metodă de evidență a prezenței angajaților și a timpului de lucru. Condica de pontaj reprezintă o condică de prezență obligatorie în orice companie, fiind un un document primar reglementat prin lege. Condica de pontaj are rolul de-a certifica prezența angajaților la locul de muncă.
Dacă până acum câțiva ani pontajul se efectua pe hârtie în multe companii, în prezent firmele optează în general pentru pontajul electronic. Acest tip de pontaj oferă transparență și este mai ușor de gestionat. Află în ce constă pontajul electronic și care sunt beneficiile acestui sistem.
Ce reprezintă pontajul electronic?
În termeni simpli, pontajul electronic îți scutește angajații de semnarea manuală zilnică de la începutul și încheierea programului de muncă. Ca alternativă, se utilizează instrumente digitale prin care activitatea acestora poate fi luată în evidență. Softurile de pontaj electronic pot fi personalizate în funcție de programul de lucru, schimbul turelor, sărbători legale, program de weekend.
Cum funcționează pontajul electronic?
Pontajul electronic poate fi efectuat prin autentificare cu card sau amprentă, folosind dispozitive speciale de pontaj electronic care se instalează în clădirea unde este sediuli firmei. Altă metodă de pontaj electronic este examinarea activității angajatului pe PC, prin softuri specializate. De asemenea, pontajul electronic poate fi efectuat cu ajutorul telefonului mobil, prin identificarea coordonatelor geografice.
O aplicație de pontaj electronic poate fi inclusă și în alte tipuri de softuri utilizate de către companii, un software de resurse umane. Astfel, pe lângă pontajul electronic, sunt incluse și alte servicii, cum ar fi salarizarea, indicatori de performanță ai personalului sau evaluarea activității angajaților. Un astfel de software te ajută să monitorizezi și să gestionezi eficient modul și timpul de lucru al angajaților.
Beneficiile pontajului electronic
Pontajul electronic este preferat de multe companii, din mai multe motive:
- Oferă date reale și obiective ale activității angajatului – pontajul electronic înregistrează informații exacte despre timpul de lucru și anulează erorile umane, indiferent de schimbul de tură, orele suplimentare sau programul derulat.
- Este accesibil – pontajul electronic se bazează pe tehnologia cloud, deci nu va fi nevoie de instalarea unor software-uri. Tehnologia cloud îți permite să utilizezi platforme online și să stochezi baze de date. Acestea pot fi accesate de oriunde, în orice moment și de pe orice dispozitiv conectat la soft, doar utilizând internetul.
- Oferă informații în timp real – datorită proceselor automate care sunt efectuate online direct în cloud, toate datele sunt instantaneu actualizate
- Flexibilitate și confort pentru angajați – angajații își pot certifica prezența prin mai multe metode, chiar și direct de pe telefonul mobil. Astfel, în cazul muncii la distanță sau pe teren, această caracteristică constituie un avantaj.
- Ajută la calcularea salariilor – în funcție de softul utilizat, pontajul electronic poate fi folosit drept bază de calcul pentru salarii, deoarece conține toate informațiile necesare despre munca prestată de un angajat. Softul poate fi personalizat în funcție de plată și poate genera automat suma de bani care i se cuvine fiecărui angajat, atunci când este integrat în anumite sisteme (spre exemplu, sistemul ERP).
- Este automatizat și arhivat – toate datele legate de pontaj sunt păstrate într-o arhivă sub formă de rapoarte și pot fi sortate și filtrate ușor. Fișierele sunt securizate și pot fi accesate doar de persoane autorizate. Fișele de pontaj sunt generate automat de soft, în funcție de programul de muncă (normal, de noapte, de weekend etc.).
- Crește productivitatea afacerii – datorită automatizării operațiunilor, timpul de înregistrare și procesare a datelor este mult mai scurt. În acest mod, angajații și departamentul de resurse umane se pot concentra pe alte obiective și strategii esențiale pentru evoluția firmei.
În concluzie, pontajul electronic este o alternativă avantajoasă la pontajul clasic, deoarece este mult mai practic atât pentru angajați, cât și pentru angajator.
