Autor: Claudia Sofianu, Partener, liderul departamentului People Advisory Services, EY România
Multe companii discută astăzi despre cum pot folosi inteligența artificială în HR. Întrebarea mai incomodă este însă alta: unde este deja folosită AI, fară aprobare formală, fără reguli clare și fără ca organizația să poată explica ulterior rolul ei într-o selecție, evaluare sau recomandare? Din ce vedem în piață, surpriza nu este că AI a intrat deja în procese, ci cât de greu este uneori de identificat unde începe și unde se oprește.
Pentru mulți oameni, recrutarea pare încă un proces simplu: trimiți un CV, cineva îl citește, ești chemat sau nu la interviu, apoi primești un răspuns. În realitate, mai ales în companiile care primesc sute sau mii de candidaturi, între CV-ul trimis de candidat și decizia de a merge mai departe poate exista deja un instrument AI care sortează, compară, punctează sau recomandă. Candidatul vede un proces de recrutare, compania vede eficiență. Între cele două poate sta deja un algoritm.
Riscul real nu vine doar din AI-ul cumpărat oficial și integrat în platformele de HR. Vine și din AI-ul mic, rapid și invizibil, folosit pentru a câștiga timp, dar care poate ajunge să influențeze evaluări, selecții sau recomandări. Nu AI-ul din contracte va fi neapărat prima problemă, ci AI-ul din rutină. Aici apare miza „Shadow AI”: folosirea tăcută, fragmentată și greu de văzut a unor instrumente AI în activitatea de zi cu zi.
„AI Act” nu va întreba doar dacă o companie folosește AI. Va conta dacă poate demonstra cum o folosește, cu ce riscuri, cu ce supraveghere și cu ce impact asupra angajaților sau candidaților. Paralela cu GDPR rămâne utilă: după ce companiile au fost obligate să știe unde sunt datele personale și ce fac cu ele, vor trebui să știe și unde intră algoritmii în procesele de HR. În final, întrebarea nu va fi doar ce tehnologie a fost cumpărată, ci și ce momente din proces au fost lăsate să fie influențate de tehnologie.
Nu orice utilizare a unui instrument AI în HR va însemna automat un sistem cu risc ridicat. Diferența importantă este rolul pe care acel instrument îl joacă în proces: ajută la redactare sau ajunge să influențeze selecția, evaluarea ori recomandarea finală? Cu cât impactul asupra parcursului profesional al unei persoane este mai mare, cu atât compania trebuie să poată demonstra mai clar controlul uman, documentarea și gestionarea riscurilor.
AI-ul din rutină, nu doar AI-ul din contracte
Riscul nu apare neapărat acolo unde ne uităm prima dată. Marile platforme de HR cumpărate oficial sunt vizibile: au contracte, evaluări, discuții cu furnizorii și, de regulă, măcar un minim proces intern. Zona mai greu de controlat este cea informală, în care inteligența artificială este folosită rapid, cu intenții bune și fară sentimentul că se întâmplă ceva riscant. Tocmai aici apare vulnerabilitatea: ceea ce pare doar un ajutor punctual poate deveni, fară prea mult zgomot, o etapă asistată de tehnologie.
Un recrutor poate folosi AI pentru a rezuma CV-uri sau pentru a compara rapid candidați. Un manager poate cere ajutor pentru redactarea unui feedback de performanță. O echipă poate folosi un chatbot pentru a formula întrebări de interviu. Cineva poate introduce într-o aplicație externă informații despre candidați sau angajați, fără să-și dea seama că tocmai a mutat o bucată din proces într-o zonă pe care compania nu o controlează.
Alte exemple sunt la fel de concrete: AI poate reformula motivele de respingere pentru candidați, sintetiza notițe de interviu, redacta obiective anuale sau pregăti o evaluare. Fiecare utilizare pare mică. Împreună, ele pot influența decizii importante, iar dacă organizația nu le vede, nu le poate controla. În HR, ceea ce pare o economie de timp poate deveni, foarte repede, o problemă de responsabilitate.
Recrutarea este prima zonă în care eficiența poate deveni risc
Pentru cine nu lucrează în HR, riscul poate părea abstract. Devine însă foarte concret atunci când un candidat este respins după ce CV-ul său a fost filtrat automat, iar compania nu poate explica exact ce criterii au contat. Sau, atunci când un angajat primește o evaluare influențată de un text generat cu AI, fără că managerul să fi verificat critic conținutul. În astfel de situații, problema nu mai este tehnologia în sine, ci lipsa de control asupra modului în care aceasta intră în proces. Iar o concluzie privind un om nu ar trebui niciodată să fie doar un output bine formulat.
Recrutarea este locul în care problema se vede cel mai repede. AI poate ordona CV-uri, căuta competențe relevante, poate răspunde mai rapid candidaților și, de asemenea, poate reduce timpul pierdut în etape repetitive. Dar tocmai pentru că recrutarea înseamnă acces la oportunități, riscul este sensibil: un algoritm antrenat pe decizii trecute poate prelua dezechilibre vechi, iar o recomandare automată poate deveni, în practică, o decizie finală.
Supravegherea umană nu poate însemna doar că un om apasă la final pe un buton. Persoana care validează recomandarea trebuie să înțeleagă, măcar la nivel practic, cum funcționează sistemul, când poate greși și când este nevoie să spună: nu, această concluzie nu este corectă. Altfel, omul nu controlează algoritmul, ci doar îi validează aparențele.
O problemă de guvernanță, nu doar de HR
Shadow AI este o problemă practică pentru că mută riscul din zona vizibilă a proiectelor aprobate în zona comportamentelor individuale. Dacă organizația nu știe ce instrumente sunt folosite, nu poate verifica ce date sunt introduse, nu poate evalua riscul de confidențialitate și nu poate explica de ce un rezultat generat de AI a fost preluat într-o decizie. În HR, aceste decizii privesc candidați, angajați, promovări, evaluări și oportunități.
De aceea, AI în HR nu este doar problema HR-ului și nici doar problema IT-ului. Este o conversație între departamentele HR, juridic, compliance, IT și securitate cibernetică. În multe discuții, prima reacție este că fiecare funcție vede partea ei de risc: HR vede eficiența, IT vede instrumentul, juridicul vede conformarea. Abia puse împreună, aceste perspective arată dacă organizația înțelege ce face cu AI și dacă își poate asuma efectele.
De ce pregătirea nu poate aștepta termenul-limită
Chiar dacă unele obligații AI Act se vor aplica etapizat, inclusiv în 2027 sau 2028 pentru anumite sisteme, companiile nu ar trebui să aștepte termenul limită pentru a afla unde folosesc deja AI. O politică internă se poate scrie relativ repede. O cultură de control, însă, nu se construiește peste noapte. Iar aparențele de obiectivitate sunt, uneori, cel mai greu de contestat.
Primul pas este cartografierea utilizărilor AI din HR. Unde apare AI în proces: la redactarea anunțurilor, la filtrarea CV-urilor, la răspunsurile către candidați, la evaluări? Cine folosește aceste instrumente și ce date introduce în ele? Fară această hartă, orice discuție despre conformare rămâne incompletă.
Al doilea pas este stabilirea unor reguli interne clare. Nu toate utilizările AI sunt problematice, dar nici nu pot fi lăsate la libera inspirație a fiecărui angajat. Companiile trebuie să spună ce instrumente sunt aprobate, ce date nu trebuie introduse în aplicații neautorizate, când este obligatorie verificarea umană și cine răspunde pentru decizia finală.
Al treilea pas este educarea oamenilor. Profesioniștii HR nu trebuie să devină specialiști în programare, dar trebuie să știe suficient cât să nu trateze rezultatul AI ca pe un adevăr final. AI poate greși, poate inventa, poate reproduce prejudecăți și poate expune date confidențiale atunci când este folosită fără atenție.
Eficiența nu poate fi singurul criteriu
Inteligența artificială în HR nu trebuie privită doar cu teamă. Beneficiile sunt reale și ar fi greșit să le ignorăm. Dar ar fi la fel de greșit să credem că eficiența este singurul criteriu care contează atunci când tehnologia ajunge să influențeze șansele profesionale ale unei persoane. Eficiența contează, desigur. În HR însă, ea trebuie să rămână legată de încredere, explicabilitate și responsabilitate.
Pentru companii, următoarea etapă nu va fi doar adoptarea AI, ci cartografierea ei. Cine nu știe unde folosește AI în HR nu va putea demonstra nici că o folosește responsabil. Iar provocarea nu este să ținem AI departe de HR, ci să nu o lăsăm să intre pe nesimțite în procese pe care compania nu le mai poate explica.
