Autori: Andra Cașu – Partener, Liderul Sectorului de Asistență Fiscală pentru Servicii Financiare EY România
Georgiana Iancu – Partener, Coordonatorul Practicii de Taxe Indirecte și Digitalizare Fiscală, EY România
Andra Tăbăcaru – Senior Manager, Departamentul Impozite Indirecte, EY România
Teona Mierlă – Manager, Departamentul de Asistență Fiscală Internațională și Asistență Fiscală în Tranzacții, EY România
Digitalizarea administrațiilor fiscale redefinește relația dintre contribuabili și autoritățile fiscale. În România, implementarea sistemelor e-Factura, SAF-T și e-Transport oferă autorităților acces la un volum de informații fără precedent și permite utilizarea acestora nu doar în cadrul controalelor fiscale, ci și în etapa de analiză de risc.
În multe situații, informația despre o tranzacție ajunge în sistemele ANAF înainte ca aceasta să fie analizată în detaliu de departamentele financiar-contabile sau fiscale ale contribuabilului. Prin urmare, riscurile fiscale nu mai sunt identificate exclusiv în timpul unei inspecții fiscale, pe baza documentelor solicitate ulterior de inspectori. Autoritățile pot analiza datele raportate aproape în timp real și pot selecta pentru verificare tranzacțiile care ridică semne de întrebare din perspectiva tratamentului fiscal aplicat, a profilului contribuabilului sau a justificării economice a operațiunii.
În acest nou context, provocarea pentru companii nu este doar respectarea obligațiilor de raportare. Devine la fel de importantă capacitatea de a demonstra că tranzacțiile înregistrate sunt efectuate în interesul activității economice, au o rațiune comercială clară și sunt susținute de documentație adecvată.
De ce intră anumite cheltuieli în atenția ANAF?
În practică, autoritățile fiscale acordă o atenție sporită tranzacțiilor pentru care există îndoieli cu privire la legătura cu activitatea economică desfășurată de contribuabil, la beneficiul economic obținut sau la documentele care susțin realitatea operațiunii.
Nu este vorba doar despre situații evidente ori despre bunuri sau servicii cu un potențial caracter personal. Riscuri fiscale pot apărea într-o gamă mult mai largă de situații: servicii de consultanță, management, marketing, IT, resurse umane, servicii suport, cheltuieli cu deplasări, evenimente, servicii logistice, achiziții recurente sau alte costuri pentru care documentația disponibilă nu permite înțelegerea clară a necesității operațiunii, a modului în care aceasta a fost prestată sau a rezultatelor generate pentru societate.
Această analiză nu vizează doar tranzacțiile cu persoane afiliate. Deși serviciile intragrup rămân o zonă frecvent analizată în controalele fiscale, aceleași întrebări pot apărea și în cazul achizițiilor de la terți, mai ales atunci când serviciile sunt recurente, au o descriere generală, implică valori semnificative sau nu sunt susținute prin livrabile, rapoarte, corespondență, rezultate ori alte elemente care să permită înțelegerea substanței economice.
În esență, orice cheltuială poate deveni relevantă din perspectivă fiscală atunci când contribuabilul nu poate demonstra suficient de convingător de ce a fost efectuată, în ce mod servește activității economice și care sunt documentele care susțin această concluzie. În practică, această analiză are adesea o componentă de apreciere, iar diferența dintre o documentație considerată suficientă și una considerată insuficientă poate depinde de circumstanțele concrete ale fiecărui caz, de natura serviciului, de modul de organizare a activității și de calitatea explicațiilor oferite.
De ce este situația diferită astăzi?
Diferența față de anii anteriori este dată de vizibilitatea mult mai mare pe care autoritățile fiscale o au asupra datelor raportate de contribuabili și de posibilitatea de a corela rapid informații provenite din surse diferite.
Prin e-Factura și SAF-T, ANAF poate observa furnizorul, natura bunurilor sau serviciilor achiziționate, tratamentul TVA aplicat, conturile contabile utilizate, frecvența tranzacțiilor și valorile asociate. Corelarea acestor informații poate evidenția operațiuni care nu par aliniate cu profilul economic al contribuabilului, cu istoricul său fiscal sau cu tipologia obișnuită a activității desfășurate.
În acest context, analiza de risc nu mai depinde exclusiv de documentele solicitate în cadrul unei inspecții fiscale. Anumite tipare, valori neobișnuite sau tranzacții care necesită clarificări pot fi identificate mai devreme, uneori chiar înainte ca procesul intern de validare, aprobare sau justificare să fie finalizat la nivelul contribuabilului.
Unde se încadrează e-Transport?
Sistemul e-Transport are un rol diferit, dar complementar: adaugă perspectiva operațională asupra mișcării bunurilor. Pentru tranzacțiile care implică bunuri, în special bunuri cu risc fiscal ridicat sau fluxuri de import, export, achiziții ori livrări intracomunitare, sistemul poate permite compararea informațiilor fiscale și contabile cu date privind deplasarea efectivă a bunurilor.
Astfel, autoritățile pot privi aceeași tranzacție din trei perspective: factura emisă sau primită, reflectarea contabilă și fiscală și, acolo unde este cazul, traseul bunurilor. Dacă aceste elemente nu sunt aliniate, diferențele pot deveni puncte de plecare pentru întrebări suplimentare sau pentru o analiză de risc mai detaliată.
Ce indică practica recentă a ANAF?
Direcția adoptată de autoritățile fiscale poate fi observată și din exemplele recente comunicate public de ANAF. Fără a transforma aceste exemple în reguli generale, ele indică o tendință clară: autoritățile analizează tot mai atent dacă o cheltuială este susținută nu doar formal, ci și economic.
În unele cazuri, ajustările fiscale au vizat servicii de management, consultanță, publicitate sau închirieri de autoturisme, pentru care contribuabilul nu a putut demonstra, în opinia autorităților, necesitatea economică și utilizarea acestora pentru operațiuni taxabile. În alte situații, verificările au privit servicii IT, financiare sau de resurse umane primite de la entități afiliate, unde beneficiul economic și documentația justificativă au fost considerate insuficiente pentru susținerea tratamentului fiscal aplicat.
Mesajul acestor exemple este relevant pentru întreg mediul de afaceri. Accentul controalelor fiscale se mută treptat de la existența formală a documentelor către demonstrarea realității economice a operațiunilor. Nu mai este suficient să existe un contract, o factură sau un proces-verbal. Autoritățile urmăresc tot mai atent dacă serviciile au fost efectiv prestate, dacă acestea au fost necesare sau utile activității contribuabilului, dacă au generat un beneficiu economic identificabil și, foarte important, care sunt documentele disponibile pentru a proba toate aceste elemente.
Această abordare este cu atât mai importantă în cazul serviciilor cu un grad ridicat de abstractizare, cum sunt serviciile de management, consultanță, sau suport administrativ. Pentru astfel de servicii, documentarea nu se reduce, de regulă, la un singur document. Ea presupune un ansamblu de elemente: contracte, descrieri ale serviciilor, rapoarte, livrabile, corespondență, prezentări, minute, dovezi ale utilizării rezultatelor, metodologii de alocare a costurilor, explicații privind beneficiul economic și corelarea cu activitatea concretă a beneficiarului.
O analiză fiscală din mai multe perspective
Un alt element care se conturează tot mai clar este abordarea integrată a controalelor fiscale.
Atunci când autoritățile pun sub semnul întrebării justificarea economică a unei cheltuieli, analiza nu se limitează la o singură categorie de obligații fiscale. Aceleași elemente de fapt pot influența simultan deductibilitatea cheltuielilor la calculul impozitului pe profit și exercitarea dreptului de deducere a TVA. În anumite situații, aceeași tranzacție poate ridica inclusiv întrebări privind tratamentul contabil, prețurile de transfer, impozitul pe veniturile nerezidenților sau, acolo unde există un element personal, tratamentul aplicabil din perspectiva impozitării persoanelor fizice.
Această analiză integrată este facilitată de infrastructura digitală construită în ultimii ani. e-Factura, SAF-T și e-Transport permit autorităților să privească aceeași operațiune din mai multe unghiuri: documentul fiscal, înregistrarea contabilă, tratamentul TVA, fluxul bunurilor, relația cu partenerul comercial și frecvența sau valoarea tranzacțiilor.
În acest context, justificarea economică a tranzacțiilor și documentația care o susține devin elemente centrale ale gestionării riscului fiscal. Companiile trebuie să poată explica nu doar ce au achiziționat, ci și de ce au avut nevoie de acea achiziție, cum a fost utilizată în activitatea lor și de ce tratamentul fiscal aplicat reflectă realitatea economică a operațiunii.
Ce ar trebui să aibă în vedere companiile
În România, e-Factura, SAF-T, e-Transport și declarațiile fiscale formează deja un ecosistem digital fiscal care oferă ANAF o imagine mult mai rapidă asupra tranzacțiilor raportate de contribuabili.
În acest context, miza nu mai este doar raportarea corectă și la timp, ci coerența informațiilor transmise prin aceste sisteme și capacitatea contribuabilului de a explica substanța economică a tranzacțiilor.
Pentru companii, riscul fiscal poate apărea încă din momentul în care o operațiune este înregistrată și raportată, nu doar atunci când începe o inspecție fiscală. De aceea, justificarea economică, documentația suport și tratamentul fiscal aplicat trebuie avute în vedere încă de la momentul operațiunii și documentate contemporan, nu doar explicate ulterior, la solicitarea ANAF.
