Doar 19% dintre procesele de resurse umane din companiile europene sunt îmbunătățite efectiv cu ajutorul inteligenței artificiale generative, deși interesul pentru această tehnologie este ridicat, potrivit raportului HR Monitor realizat de McKinsey. În acest context, platforma românească de HR Papervee lansează versiunea 3.0 și introduce agenți AI autonomi pentru cele peste 500 de companii din portofoliu. Noua tehnologie poate verifica pontajele, identifica anomalii, aplica regulile interne pentru aprobarea concediilor și răspunde întrebărilor angajaților, direct în platformă.
„Deși multe soluții AI promit eficiență, secretul constă în modul în care alegi să le folosești. Un chat AI izolat de contextul organizației poate aduce valoare punctuală, însă adevărata eficiență apare abia când agenții preiau sarcinile manuale de HR. În loc să jonglăm între platforme și să lucrăm cu inputuri generice, am dezvoltat Papervee 3.0, unde inteligența artificială este integrată direct în ecosistemul de resurse umane. În plus, am deschis posibilitatea de a conecta platforma Papervee la furnizorul AI folosit deja de companie. Astfel, managerii pot automatiza cu ajutorul inteligenței artificiale orice flux disponibil în Papervee”, explică Alexandru Măereanu, CTO Papervee și unul dintre cei trei fondatori.
Deși instrumentele AI sunt deja utilizate în activitatea de zi cu zi a echipelor de HR, multe dintre acestea funcționează separat de sistemele interne ale organizațiilor. Ele pot genera texte sau răspunsuri, dar nu au acces direct la datele, regulile și fluxurile de lucru necesare pentru a executa procese complete.
Papervee 3.0 integrează inteligența artificială în platforma în care sunt deja gestionate datele angajaților, pontajele, concediile și politicile interne. Astfel, AI-ul nu mai funcționează doar ca un asistent extern, ci poate prelua și executa sarcini administrative în limitele stabilite de fiecare organizație.
Agenții AI verifică pontajele și aplică regulile pentru concedii
În prima etapă, Papervee 3.0 include agenți AI dedicați pontajului, concediilor și comunicării cu angajații. Agenții verifică zilnic pontajele, identifică eventualele anomalii și semnalează problemele înainte ca datele să fie trimise către salarizare. În cazul concediilor, sistemul analizează solicitările și poate aplica automat regulile de aprobare stabilite de companie.
Agentul conversațional răspunde întrebărilor angajaților într-un limbaj natural, pe baza informațiilor disponibile în organizație. De asemenea, poate analiza datele și genera grafice ușor de urmărit pentru echipele de HR și management. Toate acțiunile realizate de agenții AI pot fi monitorizate și revocate. Aceștia respectă aceleași niveluri de acces și permisiuni aplicate celorlalți utilizatori ai platformei.
Conform primelor estimări interne, modulul Papervee AI poate identifica aproximativ 98% dintre anomaliile de pontaj înainte de procesarea salariilor, poate crește cu până la 55% eficiența fluxurilor de HR automatizate și poate reduce cu până la 70% timpul alocat solicitărilor și întrebărilor recurente.
„Papervee 3.0 deschide o nouă etapă pentru domeniul HR din România, una în care eficiența nu mai înseamnă mai mult efort, ci o colaborare inteligentă între oameni și tehnologie. Am ales ca prima fază a modulului agentic să includă pontajul, concediile și agentul conversațional, pentru că acestea sunt procesele în care rezultatele pot fi resimțite cel mai rapid. Vom continua să dezvoltăm agenți AI pentru tot mai multe fluxuri operaționale, în funcție de evoluția tehnologiei și de nevoile echipelor de HR”, adaugă Alexandru Măereanu, CTO și cofondator Papervee.
Inteligența artificială intră în procesele administrative ale companiilor
Utilizarea inteligenței artificiale pentru procese administrative și de management este deja o tendință vizibilă la nivel european. Potrivit Eurostat, în 2025, 31,05% dintre companiile care foloseau tehnologii AI le utilizau pentru organizarea proceselor administrative sau de management. În cazul companiilor mari, procentul ajungea la 43,38%.
Datele arată că tehnologia începe să fie folosită nu doar pentru generarea de conținut sau analiza informațiilor, ci și pentru automatizarea proceselor interne repetitive. Pontajul, administrarea concediilor și verificarea documentelor sunt printre activitățile în care companiile pot reduce timpul de lucru manual și riscul de eroare. Papervee 3.0 adaugă un nivel de inteligență autonomă peste procesele deja digitalizate în platformă. Companiile pot utiliza agenții incluși în noua versiune sau pot conecta platforma la furnizorul de inteligență artificială pe care îl folosesc deja în organizație.
Control uman și trasabilitate pentru deciziile AI
Pentru că procesele de resurse umane implică date sensibile și pot avea un impact direct asupra angajaților, Papervee AI include mecanisme de control uman, acces securizat, trasabilitate și respectarea politicilor interne. Fiecare acțiune realizată de agenții AI este vizibilă, verificabilă și poate fi ajustată sau revocată de utilizatori. Agenții operează numai în limitele permisiunilor acordate și ale regulilor stabilite de companie.
Noua versiune a fost dezvoltată având în vedere cerințele EU AI Act și GDPR, inclusiv principiile privind supravegherea umană, protecția datelor și prevenirea discriminării. Datele clienților sunt găzduite pe servere din Frankfurt. În acest mod, companiile pot automatiza procesele de HR fără să piardă controlul asupra deciziilor, regulilor interne sau confidențialității informațiilor.
