Trainingurile pentru angajați și politicile interne de raportare, elemente-cheie pentru prevenirea și combaterea fraudei corporative
Articol de opinie de Denisa Simion, Manager, și Elton Mata, Manager, Consultanță Financiară, Servicii Corporate Forensic, Deloitte România
Deși multe organizații tind să privească incidentele de fraudă drept puțin probabile, de obicei pe baza încrederii pe care o au atât în angajați, cât și în partenerii de afaceri, realitatea este că astfel de evenimente nu pot fi anticipate și gestionate corespunzător fără o strategie de prevenție care să includă protocoale de detectare timpurie și de raportare, respectiv fără un plan solid de răspuns la incidente.
Un sondaj recent realizat de Asociația Examinatorilor de Fraudă Certificați (ACFE), pe baza unui set extins de date cuprinzând peste 2.000 de cazuri reale de fraudă, care au avut repercusiuni asupra organizațiilor din 133 de țări și 23 de industrii, a arătat că frauda ocupațională generează pierderi anuale de peste 4,7 trilioane de dolari la nivel global. Mai mult, studiul subliniază că un caz tipic de fraudă se desfășoară pe o durată de 12 luni înainte de a fi detectat, iar organizațiile pierd anual aproximativ 5% din venituri din cauza fraudei, media per caz ridicându-se la aproximativ 1.783.000 de dolari. În ceea ce privește detectarea fraudelor, raportările interne făcute de angajați au fost identificate drept cea mai comună metodă (42%) de descoperire a situațiilor de risc, ceea ce subliniază importanța mecanismelor interne de raportare.
Pe măsură ce organizațiile recunosc nevoia de a-și spori măsurile de prevenire a fraudei, apar o serie de întrebări importante.
1. Cum pot organizațiile să cultive o cultură a conștientizării și responsabilității pentru a combate eficient frauda?
Abaterile și neglijența profesională pot afecta în mod semnificativ securitatea fiecărei organizații, iar orice eveniment neconform poate afecta o afacere și o poate destabiliza.
Sesiunile de instruire sunt esențiale pentru fiecare program antifraudă și sunt elemente-cheie în prevenirea riscurilor operaționale și în modelarea unei forțe de muncă reziliente, capabile să identifice semnale de alarmă și activități frauduloase, precum și să le raporteze. Pentru a proteja afacerea și reputația companiei, un program de formare antifraudă ar trebui să includă, pe lângă aspectele generale, realități specifice fiecărei zone geografice, industrii și organizații. În plus, pentru a sublinia importanța programului de formare parcurs, ar putea fi o soluție ca angajații să semneze un angajament anual prin care își asumă înțelegerea principiilor și alinierea la programul intern de prevenire a fraudei, ceea ce reprezintă un angajament colectiv față de conduita etică în organizației.
Pe lângă programul general de instruire antifraudă pentru toți angajații, organizațiile ar trebui să ia în considerare implementarea unui program specializat de instruire pentru managementul de top, care să abordeze teme precum semnalele de alarmă specifice diverselor departamente, metodele de prevenție și strategiile de detectare a situațiilor de risc. Prin dezvoltarea abilităților personalului de conducere, organizația oferă un nivel suplimentar de apărare împotriva potențialelor riscuri.
2. Care sunt cele mai importante aspecte pe care companiile ar trebui să se concentreze în efortul de prevenire a fraudei?
Alături de conștientizarea riscurilor interne de fraudă, realizată prin sesiuni de formare dedicate, avertizarea de integritate este un instrument important pentru etica organizațională, promovând un mediu de lucru echilibrat și servind drept forță esențială împotriva potențialelor fapte de corupție și fraudă.
Potrivit Institutului American Anticorupție (AACI), denunțarea (whistleblowing) este un „act deliberat și neobligatoriu de divulgare”, realizat în conformitate cu prevederile legii de către o persoană sau un grup de personae, care constă în „dezvăluirea ilegalității materiale sau a altor abateri, indiferent dacă sunt reale, suspectate sau anticipate” către o entitate autorizată internă sau externă, care are capacitatea de a remedia situația.
Adoptarea la nivel european a noii Directive (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului uniunii (whistleblowing) reprezintă o provocare de actualitate pentru statele membre, precum și pentru organizațiile publice și private. Recunoscută drept unul dintre cele mai eficiente mijloace de detectare și prevenire a potențialelor fapte de corupție și practici frauduloase, avertizarea de integritate impune protejarea anonimatului avertizorilor. Această măsură de protecție nu doar previne eventuale represalii împotriva celor care raportează nereguli, ci și sporește încrederea că raportările avertizorilor (whisteblowers) vor fi luate în seamă.
Instituirea unor controale interne, expunerea abuzurilor, prevenția și promovarea responsabilității sunt principii-cheie ale siguranței operaționale. De aceea, avertizorii de integritate joacă un rol important în furnizarea de informații vitale care, altfel, ar putea rămâne necunoscute: informațiile transmise în mod confidențial pot constitui dovezi esențiale, care pot ajuta la detectarea schemelor complexe de fraudă, la expunerea neregulilor financiare și a practicilor lipsite de etică. Pe de altă parte, teama de expunere descurajează participarea indivizilor la practici corupte și contribuie la o cultură organizațională bazată pe etică și responsabilitate.
Atunci când o informație este transmisă prin canalele adecvate și direcționată către factorul independent de autoritate din cadrul organizației, pot fi luate măsuri imediate pentru a preveni sau reduce riscurile. În acest fel, avertizarea de integritate determină organizațiile să cultive o cultură a responsabilității și integrității și obligă fiecare angajat să depună toate eforturile pentru a se conforma standardelor etice.
Creșterea gradului de conștientizare și implementarea unor instrumente de avertizare de integritate – pași esențiali pentru descurajarea și prevenirea fraudei organizaționale
Este benefic ca frauda să fie detectată în stadii timpurii, dar este mai eficient ca organizația să fie cu un pas înainte și să o prevină. Prin integrarea programelor continue de conștientizare și a pregătirii specializate pentru echipele de management, precum și cu ajutorul unui sistem eficient de preluare a avertizărilor (whistleblowing), organizațiile pot promova un mediu în care angajații sunt încurajați să contribuie activ la prevenirea și detectarea fraudei, susținând în același timp valorile integrității și sporind transparența și colaborarea în organizație și cu alți jucători de pe piața de marketing.
