Tot ce trebuie să știi despre legalizarea documentelor

Legalizarea unui act este un serviciu notarial. Persoana care solicită legalizarea trebuie să prezinte la biroul notarial documentul respectiv în original. Documentul care trebuie legalizat este fotocopiat de obicei la notariat, sau, dacă se lucrează pe copia adusă de client, aceasta va fi confruntată cu originalul. Actul legalizat poate fi folosit de titular chiar și în lipsa originalului. Legalizarea copiei unui act original poate fi solicitată de oricine, chiar dacă actul nu îi aparține. De asemenea, nu se verifică identitatea, domiciliul solicitantului. 

Acte care se pot legaliza

Se pot legaliza următoarele acte, dar nu numai:

• acte de stare civilă precum certificat de naștere, certificat de căsătorie, certificat de deces, certificat de divorț;
• documente de studii: foaie matricolă, diplomă de bacalaureat, diplomă de licență, diplomă de masterat;
• permis de conducere;
• acte de identitate: buletin/carte de identitate (legalizarea necesită compararea datelor cu cele din Registrul național de evidență a persoanelor);
• acte eliberate de autorități: cazier judiciar, carte de identitate a autovehiculului, talon auto;
• acte notariale: contracte de vânzare-cumpărare, donație, testament, certificat moștenitor.

Acte care nu se pot legaliza

Există și documente care nu se pot legaliza:

• hotărâri judecătorești (sentințe, decizii);
• copie legalizată eliberată de la arhivele statului;
• pașaport;
• copie certificată pentru conformitate de alte entități (Camera Notarilor Publici);

Copiile legalizate la notariat nu au termen de valabilitate, își păstrează valabilitatea perioade îndelungate.

- Publicitate -

O situație aparte o reprezintă legalizarea traducerilor, iar procedura este mai complicată. Serviciul de legalizare notarială este oferit în cazul traducerilor realizate de traducătorii autorizați de Ministerul Justiției. Există numeroase birouri de traduceri care oferă servicii complete de traducere, legalizare și apostilare, documente pentru companii.

Pentru legalizarea copiei unui document original redactat într-o limbă străină, documentul este tradus mai întâi în limba română. Notarul public are nevoie de copia legalizată de pe documentul original, însoțit de traducerea în limba română. Se eliberează în câte exemplare dorește solicitantul, iar un exemplar se păstrează în arhiva notarului.

În cele mai multe cazuri se legalizează traducerile unor documente oficiale (acte de stare civilă, contracte, sau acte eliberate de instituțiile de stat).

Atunci când vorbim despre legalizarea traducerilor, mai trebuie avute în vedere câteva aspecte precum:

• documentul care se traduce trebuie prezentat notarului public fie în original (înscris autentic sau sub semnătură privată), fie în copie legalizată sau certificată de autoritatea competentă care deține originalul.
• traducerea care este realizată de un traducător autorizat este prezentată notarului, iar acesta aplică pe document ștampilele necesare pentru legalizare. 
• traducerea care a fost realizată de un traducător autorizat nu poate fi legalizată la orice birou notarial, ci la notarul la care traducătorul și-a depus specimenul de semnătură. Nu este posibil, de exemplu, ca o persoană să solicite traducerea pentru ca ulterior să legalizeze documentul la alt notar.

Cei care au nevoie de traducerea unui document trebuie să știe că o traducere nu înseamnă doar traducerea unor cuvinte. Este vorba despre un text care trebuie să fie înțeles și să transmită aceleași informații ca și textul în limba originală. Există diferențe în ceea ce privește sistemul legal de la o țară la alta, iar traducătorii trebuie să țină seama de aceste diferențe. Acesta este motivul pentru care un serviciu de traducere trebuie să colaboreze cu traducători foarte buni, specializați în diferite domenii de activitate și cu experiență în traduceri. De asemenea, foarte important, traducătorii și interpreții cu care colaborează un serviciu de traduceri trebuie să fie autorizați.