A menține o ordine perfectă în documentele firmei este o necesitate. Contracte, chitanțe, facturi și multe alte documente fac proba activității firmei tale și a corectitudinii tranzacțiilor care au loc. De aceea, eliminarea erorilor de facturare trebuie să fie unul dintre principalele scopuri ale unui bun manager.
Ce este și ce trebuie să conțină o factură
Factura este un document contabil tipărit sau electronic, care îndeplinește anumite condiții și include informații obligatorii prevăzute în Codul fiscal. Astfel, o factură trebuie să specifice într-un mod cât se poate de clar, cel puțin următoarele informații:
● numele firmei furnizoare și datele de contact, inclusiv logo, adresa de mail și numărul de telefon;
● titlul „Factură” sau „Factură proformă”, pentru a evita orice confuzie;
● numărul unic al facturii și data acesteia, pentru a ajuta la identificarea ei;
● numele și datele de contact ale beneficiarului;
● descrierea produselor sau serviciilor prestate, inclusiv data la care au fost oferite, cantitate și preț pe unitate;
● suma totală cerută prin acea factură
● data până la care trebuie plătită factura
● cota de taxă aplicată și baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate;
Avantajele emiterii de facturi electronice
Există astăzi un număr apreciabil de aplicații de emitere online a facturilor, cu beneficii evidente:
❏ Costuri mai mici (automatizarea procesului duce la economii semnificative, de exemplu cele legate de taxele de procesare, stocare, depunere la poștă, asistență pentru clienți sau hârtie; toate acestea sunt eliminate când recurgi la o astfel de aplicație).
❏ Productivitatea crescută. Dacă nu ai de procesat multe documente și nu faci decât să le trimiți pe email, salvezi o cantitate mare de timp. În plus, facturile electronice rareori se pierd, și astfel nu mai ai plângeri de la clienți sau furnizori.
❏ Plăți mai rapide, deci cash-flow pozitiv. Trimiterea și primirea de facturi electronice înseamnă eliminarea pierderilor inerente transportului poștal și plătirea acestora cu celeritate.
❏ Acuratețe crescută. Înainte de apariția serviciilor de e-invoicing, procesarea manuală a hârtiilor unei firme făcea posibile tot felul de greșeli, acestea erau respinse și refăcute. Sistemele de e-invoicing de azi reduc semnificativ gradul de eroare.
Evitarea erorilor de facturare
Pentru că este vorba despre informații detaliate și complexe, uneori se strecoară erori și în facturile electronice. Corectarea acestora (prin stornare, prin emiterea unor facturi de corecție, etc.) este o practică frecventă, dar care duce la pierderi importante de timp.
Din fericire, acum ai la dispoziție aplicații care ajută la eliminarea greșelilor din facturi. Un foarte bun instrument de acest tip este https://termene.ro/produs-api, pentru că oferă toate datele necesare activităţii unei firme într-o singură aplicaţie care ajută la eliminarea erorilor în facturare. De aici poți afla înainte de a emite factura dacă agentul economic este în registrul TVA la încasare, dacă este activ sau inactiv fiscal, dacă aplică split TVA, etc, și orice alte informații care îți pot eficientiza activitatea.
Un antreprenor modern trebuie să profite de toate resursele oferite de progresul tehnologic. Cu ajutorul unui astfel de instrument poți câștiga timp, energie suplimentară și libertatea de a te preocupa de lucrurile cu adevărat importante pentru firma ta, care aduc vânzări în plus și profit, în loc să te stresezi din cauza documentelor financiare și a ordinii acestora.
