Legislația referitoare la documentele contabile și temerea față de atacurile cibernetice – principalii factori invocați
Conform datelor EAD, cel mai mare jucător portughez din piața de arhivare digitală, prezent și în România, peste jumătate din antreprenorii români sunt reticenți la arhivarea digitală a documentelor, pe fondul temerii legate de atacuri cibernetice, dar și pe fondul legislației în vigoare. Aceasta prevede că unele acte trebuie păstrate în format fizic timp de cinci ani, însă altele trebuie păstrate pentru 10 sau chiar 50 de ani.
Conform unui studiu realizat de PwC, antreprenorii români sunt cei mai avansați în folosirea tehnologiilor digitale comparativ cu omologii lor din celelalte 14 state din Europa Centrală și de Est. Astfel, 64% dintre ei și-au proiectat deja o strategie pentru digitalizare, un procent dublu față de media din regiune. Conform studiului, companiile antreprenoriale românești ocupă primele poziții în regiune la utilizarea unor tehnologii digitale esențiale, cum ar fi Artificial Intelligence (AI), Augmented Reality (AR), blockchain, drone, Virtual Reality (VR) și 3D printing.
”Deși majoritatea companiilor antreprenoriale românești sunt conștiente că investițiile în digitalizare au impact pe termen lung, în ceea ce privește arhivarea digitală, aceleași companii sunt destul de reținute. În actualul context, în care aproximativ jumătate din români își doresc să lucreze parțial sau complet la distanță, este esențial pentru antreprenori să ofere angajaților lor posibilitatea de a lucra de acasă, fără a afecta fluxurile de lucru”, declară Bruno Amaro, CEO EAD Digital România.
Mulți antreprenorii români sunt circumspecți la tehnogiile moderne de arhivare, dat fiind că legislația referitoare la documentele contabile este foarte strictă, iar amenzile sunt semnificative. De asemenea, în cazul controalelor de la instituțiile abilitate, inspectorii vor solicita o parte din documente în format hârtie.
Un alt motiv invocat de antreprenorii români pentru ritmul lent al adoptării arhivelor digitale este frecvența în creștere a atacurilor cibernetice, în contextul trecerii la munca de acasă. Cu o experiență de aproape 30 de ani în industrie, grupul EAD a investit constant în tehnologie, astfel încât în prezent toate soluțiile sale, de la platforma RWS, softul propriu de gestionare a documentelor, și până la cloud, sunt complet securizate.
EAD Digital oferă companiilor românești soluții complete care să permită angajaților lor să lucreze la distanță în siguranță, temporar sau permanent, fără a influența procesele interne. Toate documentele sunt scanate și arhivate în cloud securizat și pot fi accesate oricând, de către orice angajat al companiei, care are nevoie doar de o conexiune live de Internet, pentru a se conecta la cloud-ul securizat.
În plus, antreprenorii au la dispoziție și alte instrumente de protecție pentru astfel de situații, cum ar fi asigurările speciale pentru atacuri cibernetice.”La nivel global, atacurile hackerilor sunt în continuă creștere, în timp ce solicitările clienților privind protecția datelor au devenit tot mai numeroase și stricte. Pe piața locală există diverse produse de asigurare împotriva acestor atacuri, ca urmare a faptului că tot mai multe companii sunt interesate de acest tip de polițe. Noi punem la dispoziția antreprenorilor produse de asigurare 360 de grade, care acoperă toate riscurile legate de securitatea cibernetică”, declară Alexandra Elena Durbacă, CEO al companiei Leader Team Broker de asigurare.
Antreprenorii care optează pentru digitalizarea arhivelor își eficientizează business-urile prin realocarea resurselor umane pe task-uri care aduc valoare, prin reducerea costurilor cu task-urile repetitive și consumatoare de timp, dar și a costurilor legate de depozitare.
”Platforma RWS răspunde nevoilor de „business as usual” ale clienților noștri, din perspectiva managementului documentelor. Le permite angajaților și managementului de top să acceseze documentele companiei în timp real, îmbunătățind procesele interne ale mai multor departamente, ca Finanțe, Achiziții, Vânzări, Resurse Umane, Operațiuni, Asistență pentru clienți”, explică Liviu Zamfir, Chief Operation Manager EAD Digital România și unul dintre experții români în managementul arhivelor.
Oportunitățile oferite de EAD Digital pentru companiile din România sunt nenumărate, cele mai bune exemple fiind soluțiile care țin de scanarea/indexarea documentelor, automatizarea proceselor pentru generarea adeverințelor necesare dosarelor de pensie sau cele de extragere a datelor din documente financiare sau de orice altă natură. Din estimările EAD, în România s-au scanat sub 500 de milioane de pagini în ultimii 3 ani, dintr-un potențial de aproape 3 miliarde.
