Începând de joi, 22.07.2021, legislația din România prevede explicit posibilitatea încheierii contractelor individuale de muncă utilizând semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, potrivit unui comunicat de presă. Măsura este reglementată prin Legea nr. 208/2021 pentru OUG 36/2021 publicată în Monitorul Oficial.
Deși aceste documente puteau fi semnate și până acum în format electronic, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014 aplicabil în toate statele membre, noile prevederi introduse în Codul Muncii și în Legea securității și sănătății în muncă, reprezintă un pas înainte spre transformarea digitală a domeniului Resurselor Umane.
De asemenea, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relațiilor de muncă ce rezultă din încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
Semnătura electronică calificată are, conform legislației, implicit valoare de semnătură olografă.
Pentru celelalte tipuri de semnături trebuie realizată expertiză tehnică ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală.
Având în vedere cerințele speciale de păstrare a documentelor de Resurse Umane, care trebuie arhivate pe perioade foarte lungi de timp, de până la 75 de ani, este foarte important ca atât agenții economici, cât și instituțiile statului să știe că serviciul de validare și verificare pe termen lung al documentelor semnate electronic este reglementat doar pentru semnătura electronică calificată.
Încă o modificare recentă și totodată o veste bună pentru bugetul companiilor este faptul că toate cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice utilizate în vederea semnării documentelor de încheiere, modificare, suspendare sau, după caz, de încetare a contractului individual de muncă, sunt deductibile.
